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Accueillir un stagiaire dans son entreprise, comment et dans quelles conditions ?

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Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, peut accueillir un ou des stagiaires. Plusieurs principes sont toutefois à respecter. Par Emilie Bourguignon, Avocat en droit social, CMS Bureau Francis Lefebvre

Accueillir un stagiaire dans son entreprise, comment et dans quelles conditions ?
Emilie Bourguignon, Avocat en droit social, CMS Bureau Francis Lefebvre © CMS Bureau Francis Lefebvre

Le stagiaire, qui est-il ?

Le stagiaire est avant tout un étudiant. En effet, le stage est une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au sein d’une entreprise en vue d’acquérir des compétences et de mettre en œuvre les acquis de sa formation. Le stage doit ainsi être obligatoirement lié à un cursus scolaire ou universitaire et se déroule avant la délivrance du diplôme recherché. Les missions confiées au stagiaire doivent être en rapport avec son projet pédagogique. Le stagiaire n’est pas un salarié et le stage ne doit pas être se substituer à l’embauche d’un collaborateur dans le cadre d’un contrat de travail.
 

Combien de stagiaires une entreprise peut-elle accueillir ?

Le nombre de stagiaires pouvant être accueillis au sein de l’entreprise varie suivant l’effectif de celle-ci. Le nombre de stagiaires pendant une même semaine civile ne peut excéder :

  • 15% de l’effectif arrondis à l’entier supérieur pour les entreprises employant au moins 20 salariés ;
  • 3 stagiaires pour les organismes dont l’effectif est inférieur à 20.
     

Quelles formalités ?

Pour accueillir un stagiaire, il est nécessaire de :

  • conclure une convention de stage tripartite (entre le stagiaire, l’entreprise et l’établissement d’enseignement) établie par l’établissement d’enseignement ;
  • désigner un tuteur dans l’entreprise, garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention de stage, chargé de l’accueil et de l’accomplissement du stagiaire ;
  • verser une gratification (lorsque la durée du stage excède deux mois).

Le stagiaire n’étant pas un salarié, il n’y a pas lieu de procéder à la Déclaration Préalable à l’Embauche ("DPAE") auprès de l’URSSAF. En revanche, il convient d’inscrire l’identité du stagiaire dans le registre unique du personnel. A l’issue du stage, l’entreprise doit remettre au stagiaire une attestation de stage mentionnant la durée totale du stage et le montant total des gratifications versées.
 

Combien de temps ?

La durée du stage dans une même entreprise est limitée à 6 mois par année d’enseignement, étant précisé que cette durée est appréciée en fonction de la présence effective du stagiaire (7 heures de présence consécutives ou non équivalent à 1 jour et chaque période au moins égale à 22 jours de présence correspond à un mois). En outre, en cas de stages successifs dans une même entreprise, il est nécessaire de respecter un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent.
 

Quel coût ?

Lorsque la durée du stage au sein d’une même entreprise ne dépasse pas (i) deux mois consécutifs ou (ii) deux mois non consécutifs au cours d’une même année scolaire ou universitaire, il n’y a aucune obligation de verser une gratification (sauf convention ou accord collectif plus favorable). Au-delà de cette durée, le stagiaire a droit à une gratification minimale. Son montant peut être fixé par la convention collective de branche applicable ou par un accord professionnel étendu. A défaut, la gratification doit être au moins égale à 15% du plafond horaire de sécurité sociale, soit 3,60 euros de l’heure en 2017. La gratification est versée chaque mois.

La gratification versée au stagiaire n’a pas le caractère de salaire et n’est pas soumise à cotisations et contributions de sécurité sociale (parts patronale et salariale) dans la limite du montant minimal susmentionné. Au-delà, la fraction dépassant ce seuil est soumise à cotisations de sécurité sociale, CSG/ CRDS, cotisations Fnal, versement transport et cotisations solidarité-autonomie. L’entreprise doit également verser les cotisations AT-MP calculées selon son taux habituel.
 

Le stagiaire, un collaborateur pas comme les autres ?

Si l’on a de cesse de répéter que le stagiaire n’est pas salarié, il n’en est pas moins intégré à la communauté de travail.

A ce titre, il bénéficie de plus en plus de règles propres aux salariés :

  • la législation relative aux durées maximales du travail (quotidiennes et hebdomadaires), à la présence de nuit, au repos quotidien et hebdomadaire et aux jours fériés,
  • la protection contre le harcèlement moral et sexuel, ainsi que contre la discrimination,
  • des congés et autorisations d’absence d’une durée équivalente à celle prévue pour les salariés  en cas de grossesse, paternité et adoption,
  • l’accès au restaurant d’entreprise (ou le bénéfice des titres-restaurant) et aux activités sociales et culturelles du Comité d’entreprise,
  • le remboursement des frais de transport (50% de l’abonnement aux transports publics).

En outre, en cas d’embauche dans les 3 mois qui suivent la fin du stage de dernière année d’étude, la durée du stage doit être déduite de la durée de la période d’essai sans pouvoir réduire celle-ci de plus de la moitié (sauf convention ou accord collectif plus favorable). De surcroît, si le stage était d’une durée supérieure à 2 mois, celle-ci sera prise en compte pour le calcul de son ancienneté.

 

Par Emilie Bourguignon, Avocat en droit social, CMS Bureau Francis Lefebvre
 

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