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Ce que la loi travail change pour la digitalisation des bulletins de paie

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Le numérique ne bouleverse pas que les business models. Pour le prendre en compte, les règles et les lois sont elles aussi en pleine mutation. Chaque semaine, les avocats Eric Caprioli, Pascal Agosti, Isabelle Cantero et Ilène Choukri se relaient pour nous fournir des clés pour déchiffrer les évolutions juridiques et judiciaires nées de la digitalisation : informatique, cybersécurité, protection des données, respect de la vie privée... Aujourd’hui, regard sur la digitalisation des bulletins de paie. Si la mesure peut être une source d'économies, il faut respecter un certain nombre de règles avant de se lancer.

Ce que la loi travail change pour la digitalisation des bulletins de paie
Ce que la loi travail change pour la digitalisation des bulletins de paie © © Fotolia

La digitalisation des bulletins de paie concerne toutes les entreprises et leurs salariés. Pour ces derniers, l’utilité de ces documents n’est pas à démontrer vu le nombre de cas d’usage, (ex : retraite, ouverture de compte bancaire, demande de crédit, baux d’habitation). Les employeurs ont l’obligation de les émettre pour attester du salaire versé. Mais on estime que le coût de l’édition d’un bulletin de paie pour l’employeur varie entre 18 et 35 euros sans compter qu’il faut le remettre aux salariés et le conserver. Dès lors, "la paie" représente une charge importante pour les entreprises (environ 24 millions de salariés représentent près de 280 millions de bulletins de paie par an dans le privé), sans parler de la complexité de son établissement. D’où l’intérêt de passer au numérique et d’encadrer ces changements.

 

La consécration de la digitalisation dans la loi du 12 mai 2009

Cette consécration de la voie électronique était attendue et elle est intervenue avec la loi du 12 mai 2009. Ainsi, selon l’article L. 3243-2 du Code du travail : "Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données." Dans le prolongement de la loi, l’AFNOR a adopté en mai 2011 une norme pour "la gestion des bulletins de paie électronique" (NF Z42-025). Pour la mise en œuvre du texte, il était important de prévoir les conditions pratiques de ce nouvel usage numérique. Cette norme traite de la mise en place du service de paie électronique, mais également de l’émission du bulletin de paie, de sa remise au salarié, ainsi que de sa conservation et de son accessibilité. Pourtant, alors que tout le monde se félicitait du texte, il s’est avéré a posteriori que le marché français du bulletin de paie électronique peinait à décoller notamment en raison de l’obligation pour l’employeur d’obtenir l’accord du salarié. Cette obligation consistait à protéger les salariés afin qu’ils ne se voient pas imposer des pratiques qui n’étaient pas entrées dans leur quotidien ou dont ils ne voulaient pas. Les résultats n’étant pas à la hauteur des attentes du législateur et des entreprises, un nouvel article vient d’être pris à l’occasion du vote de la la loi dite Travail

 

Les nouveautés de la loi du 8 août 2016

L’article 54 de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 a modifié l’article L. 3243-2 du code du travail en changeant de logique quant à l’accord du salarié. Ainsi, le nouvel article L. 3243-2 prévoit : "Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.

 

Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l'article L. 5151-6. Un décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données. Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont déterminées par décret en Conseil d'Etat."

 

Le salarié peut toujours s’opposer à la remise des bulletins de paie par voie électronique, mais il doit faire un acte positif d’opposition (et non d’acceptation) puisque par défaut, il sera considéré comme ayant accepté la digitalisation. Les Instances Représentatives du Personnel devront être consultées en fonction des dispositions légales applicables.

 

Des exigences de sécurité

Désormais, le texte prévoit les garanties de sécurité des bulletins : disponibilité, intégrité, confidentialité et accessibilité, ce qui correspond aux fondements de la sécurité des systèmes d’information dans la norme ISO 27001. Il est prévu que les questions de la durée de mise à disposition ainsi que les modalités de l’accessibilité aux bulletins seront fixées par décret après avis de la CNIL. S’agissant du coffre-fort numérique, il existe un référentiel relatif au service de coffre-fort de la CNIL. Conformément à ce référentiel, la CNIL vient de décerner son premier label à la société Cecurity.com pour son coffre "CecurCrypt".

 

Un texte n’arrivant jamais seul, signalons le décret n°2016-1073 du 3 août 2016 qui consacre la digitalisation des bulletins de paie dans les administrations centrales, la magistrature et les militaires. Les exigences de sécurité sont quasiment identiques et la conservation des bulletins est assurée par l’Etat au travers de la DGFIP.

La loi du 8 août sera applicable à compter du  1er janvier 2017. Au final, c’est une démarche projet que l’entreprise doit suivre afin de respecter l’ensemble des obligations légales et règlementaires. Entreprises, préparez-vous à entrer dans la digitalisation des documents RH !

 

Eric A. Caprioli, Docteur en droit, Avocat à la Cour de Paris et membre de la délégation française aux Nations Unies

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