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Numérisation des originaux papier : le cadre se construit

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Chaque lundi, les avocats Eric Caprioli, Pascal Agosti, Isabelle Cantero et Ilène Choukri se relaient pour décrypter les évolutions juridiques et judiciaires nées de la digitalisation. Cette semaine, Pascal Agosti nous éclaire sur la réglementation en matière de numérisation des originaux papier.

Numérisation des originaux papier : le cadre se construit
Numérisation des originaux papier : le cadre se construit © D.R.

Une inflation de textes réglementaires et normatifs traitant du sujet

Depuis quelques temps désormais, les textes réglementaires relatifs à la numérisation des originaux papier se multiplient, que ce soit dans le domaine civil avec le décret du 5 décembre 2016 pour les copies fiables, précisant les conditions d’application de l’article 1379 du Code civil  ou du domaine fiscal. A côté de cela, une norme NF Z42-026 "Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations" devrait être publiée pour le 31 mai 2017.

Le vademecum de la digitalisation de la Fédération des Tiers de Confiance (FNTC) dont la 8ème édition vient de sortir répertorie les différentes avancées dans le domaine .

 

Un tout nouvel arrêté venant préciser la loi de finances rectificatives

Un arrêté du 22 mars 2017 vient fixer les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales.

Ainsi, la numérisation des factures doit être effectuée dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique : les copies devant être conformes à l'original en image et en contenu. Les couleurs devront reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier, effectuées par l’assujetti ou un tiers mandaté, sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

  • D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • D'une empreinte numérique ;
  • D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
 

Une cohérence à saluer

Alors direz-vous, ce texte est-il cohérent avec le décret du 5 décembre 2016 ? A priori oui même si pour être conformes aux deux textes, il faudra choisir des options communes aux deux textes et qu’ils existent des exigences qui, pour l’heure, semblent difficiles à mettre en œuvre techniquement.

  1. Recours à un procédé de scellement : dans les deux cas, l’intégrité est assurée par un cachet électronique mais pour être commun aux deux corps de règles, l’horodatage (idéal pour les entreprises), le cachet ou la signature devront être conformes au Règlement eIDAS
  2. Une documentation sur les processus de numérisation et d’archivage est à prévoir dans les deux cas.
  3. La reproduction doit être effectuée à l’identique pour le contenu du document. Il est important de s’assurer de la non modification/non altération du contenu. On regrettera toutefois que, pour le décret civiliste il est également renvoyé à la forme du contenu tandis que pour l’arrêté fiscal, c’est à l’image qu’il est fait référence. De ces deux termes, il est possible pour les archivistes spécialistes du domaine de considérer deux réalités techniques différentes. La notion d’image étant plus précise – moins souple – que celle de forme.

Ces premiers éléments devront être mis en relief avec la norme NF Z 42-026 pour pouvoir déterminer le périmètre exact de la numérisation et les possibilités de la destruction des originaux papier . En effet, l’arrêté semble y faire référence implicite dans sa notice : "Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu'un archivage de document papier".

Il ne reste plus qu’à mettre en œuvre ces procédés...

 

Pascal AGOSTI, Avocat associé, Docteur en droit, membre de JURISDEFI

 

Les avis d'experts et points de vue sont publiés sous la responsabilité de leurs auteurs et n’engagent en rien la rédaction.

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