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RH, numérisez-vous ! Simplifier la paie, c'est possible. Bouygues Télécom et Schneider Electric l'ont fait

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Série d'été Quatrième volet de notre enquête sur la digitalisation du management et des RH. Qui dit digital dit dématérialisation. Et qui produit de la paperasse à profusion ? Les RH bien sûr. Il était donc fatal qu'elles s'essaient à numériser les documents administratifs et sociaux. Bouygues Télécom ou Schneider Electric l'ont fait. Et parfois, l'adoption d'une nouvelle technologie mérite une bonne vieille recette de marketing... 

RH, numérisez-vous ! Simplifier la paie, c'est possible
RH, numérisez-vous ! Simplifier la paie, c'est possible. Bouygues Télécom et Schneider Electric l'ont fait © Dave Dugdale - Flickr CC

Comme souvent avec le numérique, il n'est pas facile de faire la part entre les bonnes intentions et le strict calcul. C'est encore plus vrai lorsque l'on parle de dématérialisation des documents RH, et plus particulièrement des bulletins de paie. Pour Antoine de la Morinerie, le directeur des Opérations RH pour la zone EMEAS de Schneider Electric, la question ne se pose même pas: "c'est conforme à la volonté du Groupe de s'inscrire dans une démarche éco responsable".

 

Certes, mais la dématérialisation de documents a aussi des motivations financières. Selon des calculs effectués par Bouygues Télécom, le coût de production d'un bulletin de paie papier atteint un palier de 0,77 euro environ à partir d'un effectif de 1800 salarié. Le prix du bulletin de paie dématérialisé, lui, ne cesse de baisser, passant de 0,60 euro pour un effectif compris entre 1800 et 3600 à 0,45 au-delà de 8100. Faire le bien en gagnant de l'argent qui n'en a pas rêvé ?

 

Un salarié sur deux pour le bulletin de paie dématérialisé

 

Pourtant, la méfiance demeure du côté des salariés. Une étude réalisée par Opinionway montre qu'ils se partagent en deux parties égales sur la question : une moitié est intéressée, l'autre non. C'est dire que pour réussir une telle opération, il faut préparer la transition et convaincre les salariés.

 

En ayant mis en place un accompagnement du changement avec une population pilote et un espace spécial sur l'intranet, le nombre de salariés ayant opté pour la dématérialisation était de 3366, soit 35 % du total, chez Schneider Electric. Et depuis le lancement en octobre 2013, un tiers des salariés français (expatriés compris) a choisi le bulletin de salaire électronique.

 

C'est pour cela que la start-up française PeopleDoc a choisi de positionner son service doublement : d'un côté une plateforme en ligne pour dématérialiser les documents. De l'autre, une solution sécurisée de coffre-fort électronique pour les salariés, qui cherchent à être rassurés. Car comme l'explique Clément Buyse, fondateur et directeur général de l'entreprise, "le service est à cheval entre le public et le privé. Quand il part, le collaborateur doit continuer à avoir accès à ses bulletins de paie. C'est essentiel." C'est pour cela que les bulletins dématérialisés sont stockés dans un coffre-fort électronique auquel la personne peut accéder durant cinquante ans, après sa dernière paie dans l'entreprise.

 

Qui est opt in ? Qui est opt out ? 

 

Pour l'entreprise, la dimension personnelle du bulletin de paie constitue une difficulté supplémentaire : le nouveau monde n'efface pas l'ancien en un clic. Appliqué aux bulletins de paie, l'entreprise doit mettre en place un process qui offre le choix entre les deux solutions, du papier, une enveloppe et un timbre pour certains, du pdf et un coffre-fort électronique pour les autres. "C'est au collaborateur d'exprimer son choix et de donner son accord pour une version électronique de son bulletin de paie " précise Antoine de la Morinerie.

 

Vues les différences de coût et les enjeux du développement durable et de la RSE, les entreprises ont donc tout intérêt à accélérer la transition. Ainsi, chez Bouygues télécom, la part de salariés ayant souscrit a passé le palier des 85 % en septembre 2013 et se maintient depuis à ce haut niveau. La raison de ce brusque changement ? L'opérateur est passé du opt in (démarche volontaire du salarié pour obtenir la version électronique) à l'opt out (c'est devenu le choix par défaut et il faut faire une démarche pour avoir la version papier). De façon amusante, parmi les rétifs au numérique, on trouverait un certain nombre d'informaticiens et autres programmeurs ! Même les paranoïaques ont des ennemis...

 

Y'a pas que la paie à dématérialiser
La dématérialisation des documents RH ne s'arrête pas aux bulletins de paie. Pour faire face à la croissance de 50 % des actes RH enregistrée en 2013, Bouygues Télécom a aussi installée la signature électronique qui rend possible le e-contrat de travail. L'entreprise qui gère un réseau de boutiques multiplie en effet les contrats saisonniers pour faire face aux pics de fréquentation. Son réseau est implanté sur tout le territoire, d'où des coûts pour faire circuler tous ces documents. La mise en place du projet s'est faite en moins d'un an entre l'étude de faisabilité menée d'avril à juillet 2014 et le déploiement en février et mars 2015. 350 contrats ont été signés depuis. Résultat : des équipes RH satisfaites et un temps de classement des documents divisé par deux.  

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