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Travail à distance : placez bien le curseur pour gagner en productivité

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Tous les quinze jours, les experts de Référence DMD donnent rendez-vous aux lecteurs de L'Usine Digitale. Aujourd'hui, c'est Augustin Decazes, directeur marketing et digital en temps partagé chez Référence DMD, qui explique pourquoi le télétravail peut être un outil puissant pour améliorer l'organisation de l'entreprise... pourvu qu'on sache le modérer.

Travail à distance : placez bien le curseur pour gagner en productivité
Travailler à distance oui, mais ne pas oublier de se rencontrer régulièrement... pour l'essentiel. © Victor1558 - Flickr - C.C

En tant que chef d’entreprise sensible aux évolutions technologiques et à la recherche de nouvelles méthodes de travail pour vos collaborateurs, vous vous êtes certainement déjà posé la question du télétravail. Nombreuses sont les idées reçues à ce sujet : "seul un collaborateur présent est un collaborateur qui travaille", "il est nécessaire de se voir au quotidien pour assurer la cohésion et motivation des équipes", " le télétravail d’un collaborateur n’est pas toujours mesurable".

Depuis la forte progression des outils digitaux et de leurs fonctionnalités, ces préjugés n’ont pourtant plus lieu d’être. Il est même nécessaire pour les dirigeants comme pour les équipiers de s’ouvrir aux nouvelles méthodes de travail. Si les moments de partage sont essentiels à la performance de votre entreprise, la vraie problématique aujourd’hui est de bien placer le curseur entre le télétravail d’un côté et les réunions en présentiel de l’autre.

 

Le télétravail, une problématique d’outils et de posture

En premier lieu, il convient de posséder les bons outils nécessaires à la pratique du travail à distance. En commençant par une connexion Internet accessible par tous pour avoir la possibilité d’échanger entre collaborateurs. Vous et vos équipes pouvez utiliser un espace de partage unique sur le web : Yammer par exemple, offre de converser, d’échanger tous types de fichiers et d’assurer ainsi l’entraide au quotidien, ou encore Trello pour la gestion de projets en ligne. Les services de visioconférence et call conférence tels que Skype Entreprise ou Joinme sont en outre un moyen efficace de transmettre l’information avec une accroche visuelle et auditive forte.

Autant d’outils collaboratifs simples d’utilisation et à faibles coûts voire gratuits qui, en plus des classiques mail et téléphone, assurent partage et dialogue sans obligation d’être à proximité.

 

L'OCCASION DE MIEUX MESURER LA PRODUCTIVITÉ INDIVIDUELLE ET COLLECTIVE

En second lieu, il vous faut en tant que manager être en mesure d’évaluer l’efficacité de vos équipes en mettant en place des tableaux de bord au suivi rigoureux, par poste et par projet. La problématique est de savoir quantifier le travail. Livrables, prises de rendez-vous commerciaux, respect des délais, réalisation des objectifs, tout ce que vous mettrez en place en termes de mesure de productivité sera toujours plus pertinent que le relevé du temps de présence au sein des locaux. Il est souvent difficile dans de nombreuses structures de faire une corrélation entre temps de présence et productivité, d’autant plus avec des objectifs mensuels ou annuels, peu de livrables... Le travail à distance va vous encourager si ce n’est déjà fait à déterminer les bons ratios de performance et à mieux mesurer la productivité individuelle et collective

 

En dernier lieu, d’un point de vue plus humain et non moins essentiel, il est indispensable de développer la responsabilisation de tous les membres de l’équipe qui doivent pleinement s’engager et être autonomes. Avec une équipe souvent dispersée géographiquement, il y a de fortes chances pour que la motivation s’essoufle, de voir les collaborateurs s’éloigner des objectifs communs et un groupe qui n’arrive plus à structurer son travail. C’est à ce moment que le présentiel prend tout son sens : à la fois pour maintenir mais aussi pour développer le sentiment d’appartenance et la productivité de chacun. En plus du travail à distance : organisez des réunions régulières en présentiel.

 

Les réunions en présentiel pour structurer et préserver le sentiment d’appartenance

Ne tombez pas dans les travers du télétravail en réalisant tout à distance. Pour que celui-ci fonctionne, pour assurer la motivation et la cohésion de votre équipe sur le long terme, vos collaborateurs doivent être en mesure de se rencontrer et de se réunir régulièrement. La mise à disposition de locaux accessibles à tous est la première étape dans la définition d’un cadre structurant.
Dès que possible, planifiez ensemble des réunions hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles selon votre activité et vos besoins, où chacun pourra se présenter, exposer ses problématiques actuelles, faire un retour d’expérience ou encore proposer librement des idées.

Ces réunions doivent être des moments de partage où vos collaborateurs ont envie de venir et où chacun est acteur. Inventez votre propre terme : Friday Pitch, Staff, Merging session pour rendre ces rendez-vous réguliers énergiques, frais et conviviaux, non vécus comme une énième réunion pénible. C’est l’occasion de mieux se connaître personnellement et professionnellement mais aussi de co-créer du contenu, l’état d’esprit est constructif.

 

Avec une trentaine de collaborateurs répartis à Paris et en régions chez des clients, nous sommes confrontés à la problématique du travail à distance au quotidien. Organisées chez Référence DSI trimestriellement sous le nom de "DSI days" et chez Référence DMD de manière hebdomadaire sous le nom de "Monday Pitch", les réunions en présentiel font leurs preuves semaine après semaine. C’est le moment de redéfinir ensemble les valeurs de la marque, de renforcer la cohésion d’une équipe souvent absente des locaux de l’entreprise et de rappeler les grands objectifs de l’année en cours…pour des équipes toujours plus soudées malgré la distance et avançant toujours dans la même direction.

 

Augustin Decazes, directeur marketing et digital en temps partagé chez Référence DMD
Les avis d'experts et points de vue sont publiés sous la responsabilité de leurs auteurs et n’engagent en rien la rédaction.

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