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Assemblées générales et Covid-19 : exit les réunions en présence physique, à distance toute !

Tribune Tout le monde connaît les assemblées générales des personnes morales de droit privé qui se tenaient encore il y a peu majoritairement en présentiel, accompagnées des pouvoirs donnés à des représentants présents pour les personnes absentes et qui souhaitaient participer aux votes. Or, la crise sanitaire est venue tout bouleverser. Les précisions d'Eric A. Caprioli, du cabinet d'avocats Caprioli & Associés.
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Assemblées générales et Covid-19 : exit les réunions en présence physique, à distance toute !
Assemblées générales et Covid-19 : exit les réunions en présence physique, à distance toute ! © Pixabay/Hamonazaryan1

Face à l’épidémie du Covid-19, un nouveau décret du 10 avril 2020 est venu préciser les modalités d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé et qui est intervenue après la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19. Notre droit connaît ainsi une accélération de son adaptation. Le numérique devient indispensable. En l’occurrence, exit les réunions en présence physique.

 

Le numérique au secours de l’adaptation du droit

Tout le monde connaît les assemblées générales des personnes morales de droit privé qui se tenaient encore il y a peu majoritairement en présentiel, accompagnées des pouvoirs donnés à des représentants présents pour les personnes absentes et qui souhaitaient participer aux votes. Or, la crise sanitaire est venue tout bouleverser. Pour pallier l’impossibilité de réunions en présence physique, le numérique et les échanges à distance prennent place pour adapter les assemblées générales aux circonstances exceptionnelles afin de leur donner plein de effets juridiques à l’instar des assemblées traditionnelles. A l’image des actes authentiques électroniques, le processus d’adaptation du droit connait une accélération dans de nombreux domaines.

 

A qui s’applique le décret ?

Les dispositions du décret s’appliquent aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, comme par exemple les sociétés civiles et commerciales, les GIE, les coopératives, les mutuelles, les caisses de crédit municipal et les caisses de crédit agricole mutuel, les associations et les fondations (pour plus détails, v. l’article 1er de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020). L’objectif est de permettre aux sociétés et autres groupements mentionnés de continuer de fonctionner pendant la période d’urgence sanitaire.

 

Selon son art. 11, l’ordonnance "est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020." Est-ce que le provisoire va se transformer en règle légale, sans modification des statuts ?

 

Quelles sont les principales modalités ?

Applicable à tous les groupements : Aux termes de l’article 3 du décret, la convocation aux assemblées comme le vote, ainsi que l’envoi des mandats peuvent s’effectuer "par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation."

 

L’article 4 du décret dispose que "le procès-verbal de l’assemblée doit préciser qu’il est fait application des articles 4, 5 ou 6 de l’ordonnance du 25 mars 2020" et mentionner la modalité retenue : "qu'elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d'y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle" (art. 4), "en visioconférence ou par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification", mais les techniques utilisées doivent permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations (art.5) ou enfin par consultation écrite (art. 6).

 

Pour les sociétés commerciales : Les articles 5 à 8 s’appliquent aux SARL et à certaines sociétés par actions.

 

Tout d’abord, dans les SARL (art. R. 223-50-1 du code de commerce) et les sociétés visées à l’art. R. 225-61 du même code, à savoir les sociétés anonymes (SA) et les commandites par actions (SCA) "sans qu'une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet", l'organe compétent a la possibilité de convoquer l'assemblée d’associés ou d’actionnaires et de voter (art. 5). Cet article s’applique également aux assemblées d'obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeurs mobilières.

 

Ensuite, l’article 6 précise la question de l’exercice des mandats dans les sociétés anonymes SA et les SCA. Ils peuvent parvenir à la société jusqu’à 4 jours avant l’AG. Dans ces formes de société, les instructions du mandataire à la société ou à l’intermédiaire peuvent être adressées par message électronique à l’adresse mentionnée par la société, en empruntant la forme du formulaire de vote par correspondance.

 

En vertu de l’article 7, l’actionnaire a la possibilité de choisir son mode de participation à l’AG. Ainsi, "un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation dans les conditions prévues à la dernière phrase du II du même article (article R. 225-85-III du code de commerce ) peut choisir un autre mode de participation à l'assemblée sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société dans des délais compatibles avec les dispositions du premier alinéa de l'article R. 225-77 et de l'article R. 225-80 du même code (au plus tard le 4eme jour précédant l’AG)".

 

L’article 8 concerne l’hypothèse où le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou la personne prévue dans les statuts ne peut être présent à l’assemblée générale. Plusieurs possibilités sont offertes, notamment le cas où c’est le conseil d’administration ou de surveillance qui désignent le remplaçant. "Il est précisé que les membres des assemblées doivent être informés, dès que possible et par tous moyens, de l’identité et de la qualité des personnes désignées pour présider l’assemblée ou pour la convoquer".

 

Enfin, le chapitre III du décret du 10 avril 2020 (art. 9 et 10) adapte certaines dispositions réglementaires du code des assurances.

 

Eric A. Caprioli est avocat à la Cour, Docteur en droit, membre de la délégation française aux Nations Unies, Vice-Président de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC), Caprioli & Associés, Société d’avocats membre du Réseau JurisDéfi.

 

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