Cas d’usages et bonnes pratiques en matière de signature électronique
Devenu un outil indispensable des processus de numérisation des entreprises, la signature électronique permet de simplifier les parcours tout en garantissant, dans le cas des signatures qualifiées, une protection juridique maximum. Dans quels contextes y avoir recours, et avec quels avantages ? Découvrez notre sélection de bonnes pratiques et cas d’usage concrets.
Nous l’avons évoqué dans un précédent article, la crise sanitaire a obligé les entreprises à accélérer leur transformation digitale . S’adaptant aux nouvelles normes posées par la généralisation du travail à distance, elles ont massivement adopté les outils de signature électronique. Les effets en termes de gains de temps et de productivité perdurent même après la crise, et ce dans de nombreux services de l’entreprise : RH, ventes (confirmations de commande, accords de confidentialité…), finance (conventions de crédits, ouvertures de compte…) et les opérations courantes (termes et conditions, procurations, documents de conformité…).
La preuve avec un retour d’expérience de l’un des leaders européens de la fourniture d’énergie : Celui-ci exploite les solutions de certSIGN, acteur européen majeur de la signature électronique, afin de renforcer la productivité de ses employés en télétravail et fluidifier les échanges avec ses partenaires extérieurs.
Maintenir la productivité
Dans ce groupe de plus de 6000 employés, le passage au travail à distance a obligé les services IT, RH et financiers à réagir rapidement pour permettre la continuité du travail. En effet, dans ce contexte de télétravail, il devient très compliqué d’imposer aux employés ou à des partenaires extérieurs, des déplacements uniquement pour procéder à une signature manuscrite. Or, cette signature reste cruciale pour de nombreux processus de l’entreprise qui doit alors les dématérialiser complètement pour simplifier le travail à distance de ses employés et leur productivité.
L’outil doit cependant répondre à un certain nombre de besoins utilisateur : être flexible, ergonomique, rapide de déploiement et d’utilisation, et surtout la solution doit répondre aux normes juridiques en vigueur, tant en matière de valeur juridique que de sécurité des documents signés et de protection des données personnelles.
Le client identifie rapidement la solution de signature électronique qualifiée Paperless de certSIGN, notamment pour intégrer les solutions métier appliquées aux processus de comptabilité et des ressources humaines. Cette dernière assure la dématérialisation de la signature tout en assurant le plus haut niveau possible d’authenticité à l’aide de l’identification vidéo des signataires. Ainsi, la signature numérique d’une personne est extrêmement complexe à usurper, assurant la gradation juridique de signature électronique « qualifiée » à la solution.
A présent, les 6000 employés utilisent la solution Paperless et bénéficient d'une expérience 100% en ligne.
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En outre, cet enjeu de digitalisation des signatures répond alors aux enjeux de la stratégie d’éco-responsabilité et de réduction du recours au papier de l’entreprise. |
Fluidifier les échanges avec les fournisseurs
Autre nécessité de ce leader européen de la fourniture d’énergie : recourir à la signature électronique pour maintenir les échanges avec les fournisseurs.
A l’image de ce qui a été fait avec les employés, la signature électronique qualifiée a été mise en œuvre, et les partenaires ont pu continuer à passer des commandes, signer des contrats et valider les factures en toute simplicité.
Grâce à la solution qui héberge la signature dans le cloud, les échanges sont complètement protégés et surtout accessibles partout, quel que soit le support (ordinateur, téléphone ou tablette).
Résultats
Après plusieurs mois de recul sur le déploiement de la signature électronique qualifiée, les résultats sont très positifs, aussi bien du côté des employés que des fournisseurs. Le travail est facilité notamment par la réduction considérable des délais pour réunir les signatures nécessaires à certains documents. Ce qui, en plus de la satisfaction des collaborateurs, génèrent des économies d’échelle parfois substantielles.
Comme l’atteste Veronica Mitroi, directrice du département Services de confiance de certSIGN : « Notre expérience de plus de 15 ans dans le domaine des services de confiance nous a montré que les documents signés et archivés électroniquement réduisent les coûts d'une entreprise de 66% par rapport aux documents physiques à signature manuscrite. Aussi, le temps nécessaire pour signer un contrat à quatre signataires en utilisant la signature électronique qualifiée est réduit à quelques minutes, et à la fin chacun dispose d'un exemplaire original à valeur légale. »
Contenu proposé par CertSIGN
