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Cleversys contraint de passer à un système de gestion dans le cloud

Cas d'école Suite à un changement d’actionnaire, le cabinet de conseil et d’intégration informatique Clerversys a dû passer à un système de gestion dans le cloud. A la clé, l’intégration de la mobilité, du social et de l’analytique, et la réduction du coût total du système d’information de 20%.
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Cleversys contraint de passer à un système de gestion dans le cloud
Cleversys contraint de passer à un système de gestion dans le cloud © lennysan - Flickr - C.C.

Un changement heureux pour Cleversys. Pourtant, le cabinet parisien de conseil et d’intégration informatique, qui emploie 70 consultants et affiche un chiffre d’affaires annuel de 8 millions d’euros, l’a fait sous la contrainte. Un changement d’actionnaire l’a obligé à passer à un système de gestion (ERP pour Entreprise Ressources Planning) dans le cloud.

 

1 an pour trouver une solution de rechange

Filiale auparavant de Kurt Salmon, Clerversys passe, fin 2013, dans le giron de Samsic, un groupe breton de services aux entreprises de 70 000 personnes et 1,5 milliard d’euros de chiffre d’affaires. "Auparavant, nous utilisions le système de gestion de Kurt Samson, rappelle Sylvain Collet, associé au cabinet en charge du système d’information. Nous avons eu un an pour trouver une autre solution. Un délai trop court pour nous doter d’un système de gestion traditionnel tournant sur une infrastructure en propre."

 

Les fonctions de support comme la comptabilité ou les ressources humaines sont mutualisées avec les autres activités du groupe Samsic. Mais pour la gestion des processus métiers (pilotage des contrats clients, suivi des temps des consultants, gestion des sous-traitants, facturation, etc.), Cleversys devait disposer d’un système dédié. Compte tenu des délais, il n’avait d’autre choix que de souscrire à un service SaaS (Software as service). "Nous voulions aussi nous affranchir des contraintes d’hébergement informatique et passer d’un modèle de dépenses d’investissement à un modèle de dépenses d’exploitation, avec paiement à l’usage, complète Sylvain Collet. Quand nous accueillons un nouveau salarié, nous en connaissons ainsi l’impact financier précis sur le système d’information."

 

4 MOIS de Mise en place du cloud 

Le choix s’est porté sur le service d’Oracle au détriment d’autres prestataires consultés, dont Sage. Quatre mois ont suffi à paramétrer, tester, configurer et déployer la solution. Le système est en production depuis janvier 2015. Les données sont hébergées dans un datacenter d’Oracle à Amsterdam, aux Pays-Bas.

 

Cleversys a profité de ce changement pour bénéficier de trois innovations intégrées dans la solution d'Oracle : la mobilité, le social et l’analytique. "La mobilité est une fonction native du cloud, explique le DSI. Elle devient incontournable. Nos consultants peuvent ainsi saisir les temps passés chez les clients directement sur leurs iPhone ou iPad. C’est devenu aujourd’hui inimaginable de ne pas leur donner cette possibilité."

 

20% de réduction du cout de possession 

Le système propose un réseau social interne destiné à favoriser la collaboration et conserver la traçabilité des conversations. Il intègre également un outil qui analyse les données et donne accès à des indicateurs de performance et de qualité. "Cette fonction était le parent pauvre de l’ancien ERP", confie Sylvain Collet. De nombreuses tâches de saisie ont été automatisées, soulageant les services administratifs et améliorant l’efficacité métier. Les sous-traitants gèrent et saisissent eux-mêmes leurs contributions. Autant d’améliorations qui ont fait gagner trois jours au reporting mensuel des résultats. Et cerise sur le gâteau : le coût total de possession du système d’information a été réduit de 20% selon Sylvain Collet. 

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