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Comment Doctolib gère sa croissance RH

Cas d'école Pour bien croître, toutes les fonctions de l'entreprise doivent suivre. A commencer par les RH qui ont la double mission d'attirer et de retenir les salariés. En phase d'hypercroissance, Doctolib connaît bien ces défis. Son DRH a expliqué ses recettes pour y faire face. 
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Comment Doctolib gère sa croissance RH
Matthieu Birach, chief people officer de Doctolib © Doctolib

Deux chiffres résument l’ampleur de la tâche. Ils sont 850 salariés et l’équipe RH compte… 50 personnes. C’est dire si Doctolib a mis l’accélérateur sur les ressources humaines. Ce ratio élevé rapporté au nombre d’employés (près de 6%) ne l'est pas par hasard. La start-up devenu scale-up croît très vite. "Il y a un an, nous étions 400 salariés. Aujourd’hui, nous sommes 850 et nous devrions procéder à 400 à 500 recrutements d’ici à la fin de l’année", indique Matthieu Birach, le chief people officer (le DRH dans les start-up) de l’entreprise. Présente en France et en Allemagne, l’entreprise recherche aussi bien des ingénieurs que des commerciaux, des spécialistes du service client que des services support.

 

Etre agile pour la génération Z

Pour pouvoir piloter au plus près la force de travail, l’entreprise s’est dotée du logiciel de Workday, car il était indispensable de pouvoir unifier ses outils de gestion. Jusque-là, comme de nombreuses entreprises, elle disposait de nombreux logiciels, assortis des mythiques classeurs Excel pour gérer au mieux. "C’est lors de l’acquisition de MonDocteur, quand nous avons dû intégrer 150 personnes, que nous avons été convaincus qu’il était important d’avoir un outil unique pour gérer les RH. On ne peut pas investir dans le capital humain sans outil performant", explique Matthieu Birach.

 

Même si, assure le DRH, l’investissement dans l’humain est au cœur du projet depuis le début, les demandes des jeunes qui rejoignent l’entreprise ne lui laissaient pas non plus vraiment le choix. A l’image de ce qui se dit sur les attentes des jeunes, les candidats ayant à peine franchi la porte de la salle d’entretien demandent "aujourd’hui où ils seront dans trois ans. Ils veulent construire leur expérience, savoir qu’on leur propose quelque chose dans la durée. Mais pour pouvoir leur construire un parcours d’acquisition de compétences, il faut savoir où ils en sont, les suivre au fur et à mesure de leur parcours". Rien d’étonnant pour cette entreprise où la moyenne d’âge est de 28 ans et où la mobilité interne est forte, 40 à 50 changements de postes ont lieu chaque mois en tenant compte des promotions, des transferts et des réorganisations internes.

 

Un outil flexible

Première étape avec l’installation du premier module de l’outil qui reprend les informations de base du salarié. Il a fallu pour cela 3 mois pour récupérer les éléments qui étaient chez le gestionnaire de paie de Doctolib. C’est chose faite depuis le 15 avril 2019. Désormais, les équipes RH travaillent sur "l’interfaçage avec la paie afin de pouvoir gérer de cette façon les campagnes d’augmentation". Chez Doctolib, il y en a deux. Par ailleurs, la solution retenue étant modulable, le DRH prévoit une installation d’autres fonctionnalités au fur et à mesure, en mettant en concurrence à chaque fois les différents prestataires. A l’étude actuellement : trouver un module pour améliorer l’intégration des salariés. 

 

En attendant le choix, ce qui a convaincu le DRH pour le premier module, c’est, dit-il, "l’'agilité offerte par Workday. On a regardé qui étaient leurs clients et on a vu qu’il y avait des gens comme Spotify qui doivent eux aussi gérer des vagues importantes de recrutement". Pour le premier module, ce qui a notamment emporté l’adhésion de Doctolib, c’est la simplicité d’utilisation et l’expérience utilisateur. "Nos salariés sont jeunes, ils ont l’habitude d’aller sur Amazon, Twitter… ils veulent dans l’entreprise des outils aussi simples et pratiques à utiliser", indique Matthieu Birach.


Former les managers 

Côté manager, il a fallu les former à l’utilisation de ce nouvel outil. Pour cela, Doctolib a développé une série de modules de formation de 20 minutes sur les basiques du management comme "gérer une période d’essai", "bien recadrer un collaborateur"... A chaque fois, le DRH explique que la dimension du nouvel outil a été intégrée. Car le risque serait d’avoir un outil performant peu utilisé par les 250 managers de Doctolib, l’entreprise ayant fait le choix d’avoir de "petites équipes". Une question sensible concerne les promotions et les mouvements. On l’a compris, la mobilité interne étant forte, il faut pouvoir suivre les salariés et que leur dossier les accompagne. Les managers ont été sensibilisés à la nécessité de le faire.

 

Jusqu’ici, l’outil de management des talents qui récapitulait les priorités du trimestre, les axes d’amélioration du salarié et du manager et ses ambitions à 1 et 2 ans ans était.. des feuilles de calcul de Google ! Avec Workday, le chief people officer compte bien pouvoir donner la main aux managers pour gérer les carrières et les augmentations, ou comme il le dit leur donner "un outil manager centric pour leur donner davantage de moyens". Reste que Workday n'est pas réputé pour être la solution meilleur marché. Ce que confirme le DRH de Doctolib, tout en relativisant. Pour calculer le ROI, il faut tenir compte de toutes les dimensions, explique-t-il, dont certaines ne se mesurent pas toujours. Comment valoriser l'agilité RH ainsi obtenue ?  

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