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Comment l'agence We are social et le groupe laitier Bel utilisent Workplace by Facebook un an après son lancement

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Le nombre d'utilisateurs de Workplace, la version pour entreprises du réseau social Facebook, a sensiblement augmenté depuis son lancement. Familiarité de l'interface, simplicité d'utilisation... expliquent pour une large part l'adhésion des équipes si on l'en croit les témoignages de Groupe Bel ou de l'agence de publicité We are social. Pour l'un comme pour l'autre, Workplace rime avec meilleure collaboration transservices et optimisation de l'utilisation de l'information. 

Comment l'agence We are social et le groupe laitier Bel utilisent Workplace by Facebook un an après son lancement
Workplace by Facebook célèbre son premier anniversaire et certaines entreprises lui disent déjà "merci". © Workplace

Déjà un an que Facebook a lancé Workplace, la version destinée aux professionnels du réseau social. S’il reprend les codes qui en ont fait le succès, il est adapté à l’univers du travail. Cette proximité entre les deux versions (personnel et professionnel) est vraisemblablement une des causes de ce que la firme de Mark Zuckerberg présente comme un succès : 30 000 entreprises utilisatrices et un million de groupes créés sur la plateforme et des contenus dans 79 langues. De plus, pour les deux premières variables, le résultat a été multiplié au cours des six derniers mois. Et Facebook d'indiquer dans sa communication que son outil a été utilisé en ... Antarticque. 

 

Une mise en place rapide

Plus près de nous, ce sont notamment le groupe Bel et l’agence de publicité We are social qui ont souscrit à Workplace et accepté de partager leur expérience. Dans les deux cas, ce qui frappe d'abord, c’est la rapidité de la mise en place de la solution Workplace by Facebook. Pour le groupe Bel, par exemple, la décision de se lancer a été prise en septembre 2016. Un pilote pour 500 personnes dans le groupe était testé mi-décembre de la même année. Le déploiement massif auprès des 5000 collaborateurs de l’entreprise était lancé un mois après.

 

Si la mise en place est si rapide, c’est d’abord parce qu’il s’agit d’une solution en ligne qui ne nécessite pas l’installation d’un logiciel sur chaque poste de travail. En outre, estime Louis Lazayres, project digital manager chez groupe Bel, "Workplace bénéficie de la qualité de service, des mises à jours régulières et des niveaux de sécurité de Facebook". Et ce, sans mobilisation du temps de la direction informatique de l’entreprise.

 

Un substitut au mail interne chez Bel

Certes, l’outil est facile à installer mais à quoi sert-il ? Au sein du groupe Bel, on l’a mis en place avec plusieurs objectifs, à commencer par apporter de la transversalité dans les conversations entre les salariés, mettre en relation des personnes qui travaillent parfois sur des continents différents, mais aussi l’envie qu’il remplace peu à peu les courriels internes. "Nous avons réalisé que nous avions un besoin lors de l’enquête annuelle que nous réalisons sur nos équipements et services informatiques dans laquelle on avait glissé des questions sur les usages digitaux" explique Alban Hardy responsable de la transformation de groupe Bel. Workplace a donc été pensé pour améliorer la collaboration et le partage d’informations entre les salariés.

 

Le besoin n'était pas vraiment le même chez We are social. Il s’agissait de rassembler en un même endroit les conversations qui s’éparpillaient sur de multiples outils, du mail à Messenger, en passant par Slack ou Skype… L’intérêt d’un outil unifié est d’abord professionnel : "Nous faisons tous les jours des études pour nos clients. Quand on a 700 personnes dans 9 pays, comme c’est notre cas, il arrive qu’une personne lance une enquête alors qu’un travail similaire a déjà été fait dans un autre pays sans que personne ne le sache. L’efficacité du moteur de Workplace est pour cela un atout"  estime Sandrine Plasseraud, directrice et fondatrice. Et qu'importe si dans les groupes, on retrouve des fanas de yoga ou de surf  : "jJ recrute d'abord des passionnés plutôt que des CV", assure-t-elle.

 

Une meillleure communication entre les pays 

Chez Groupe Bel aussi, on utilise Workplace pour simplifier l’accès à l’information qu’on veut stimuler parallèlement. Une interface spéciale a été créée entre Workplace et l’intranet maison qui a été redesigné pour l’occasion. Par ailleurs, là aussi la logique d’inscription dans des groupes donne de la liberté aux collaborateurs : "De nombreuses personnes nous disent être heureuses de pouvoir suivre ce qui se passe dans nos filiales en Afrique ou en Asie et inversement", indique Alban Hardy. "C’est plus qu’un outil, ajoute Louis Lazayres de Groupe Bel. Cela crée un espace qui porte l’innovation et la créativité. Ça a eu un effet d’electro-choc".

 

Dans les deux entreprises, la prise en main a été facile, tant l’outil est familier. "Nos salariés sont essentiellement des millenials qui ont biberonnés à Facebook. Sur workplace, l’ergonomie est la même. La couleur varie : bleu pour le Facebook privé, grisée pour le Workplace" , assure Sandrine Plasseraud de We are social. Pour une agence qui travaille d’abord sur les réseaux sociaux c’est un atout non négligeable. Idem pour le groupe fromager : « Workplace étant designé comme Facebook ; l’outil est facile à prendre en main et l’accompagnement, s’il reste important, est plus simple à mettre en place", assure Louis Lazayres, project digital manager de Groupe Bel.Selon lui, quatre mois après l’installation de Workplace, la plupart des collaborateurs sont à l’aise avec l’outil.

 

Un accompagnement du projet avec Goodies

Il n’empêche que les deux entreprises ont accompagné la mise en place de l’outil. Chez groupe Bel, très tôt dans le processus d’installation, un appel au volontariat a été fait : 150 personnes (qui n’avaient pas forcément des fonctions managériales) dans 30 pays ont répondu présents. Leur mission était en quelque sorte d’amorcer la pompe en montrant comment on pouvait se servir de Workplace. La démarche a été appuyée par un plan de communication interne plus classique comprenant des affiches et des vidéos diffusées en interne. "Le but était d’expliquer pourquoi on l’utilise, de le remettre dans le contexte de la transformation de l’entreprise, des modes de travail qui évoluent", détaille Alban Hardy. Parallèlement, le groupe s’est appuyé sur des managers ambassadeurs chargés d’en assurer la promotion. Aujourd’hui, les deux représentants de l’équipe digitale affiche leur satisfaction avec près d’un salarié sur deux qui utilise quotidiennement le réseau social.

 

Chez We are social où l’âge moyen des collaborateurs est infénieur à 30 ans, le taux d’adoption a très vite atteint 95%. Workforce ayant été baptisé Ship (soit les initiales du quatuor de valeurs maison social, honnest inspiring et passionnate), l’arrivée de Workforce a été annoncée dans les newsletters mais aussi avec la distribution d’un modèle réduit de bateau sur les bureaux des collaborateurs (pour les non anglophones "ship" se dit "bateau" dans la langue de Charles Saatchi). Pour soutenir le parrtage d’informations sur le réseau, l’agence met en avant chaque mois la personne qui a publié le contenu le plus intéressant.

 

Un meilleur outil pour les équipes

Par ailleurs, l’agence a procédé à une étude auprès de ses 700 collaborateurs. Il en ressort que 87 % des salariés estiment que le travail est plus facile car l’accès aux informations a été simplifié. 70 % déclarent avoir un sentiment d’appartenance renforcé, un chiffre essentiel pour une entreprise qui s’est très vite développé et internationalisée (elle est présente aujourd’hui dans 9 pays). Ainsi, la directrice générale indique que la collaboration entre les pays a été multipliée par trois en un an.

 

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