Comment Le Wagon utilise Slack pour entretenir sa culture d'entreprise, même à distance

Créé en 2013, Le Wagon lance son premier bootcamp (formation intensive sur neuf semaines) en janvier 2014. Pour partager les ressources pédagogiques avec ses élèves, l’organisme de formation utilise tout d’abord un groupe sur Google+. Au cours de l’été 2014, alors qu’il accueille sa troisième promotion, il teste une nouvelle plateforme – Slack – officiellement lancée aux Etats-Unis quelques mois plus tôt.

"Au début, nous n’avons pas bien compris ce que c’était, nous étions face à une sorte d’IRC sous stéroïdes. Nous avons invité le staff puis les étudiants à rejoindre la plateforme, dans le même canal. Mais très rapidement, nous avons structuré Slack avec des espaces de travail dédiés. Nous en avons ainsi créé un pour l’équipe - les salariés, les franchisés et leurs collaborateurs – et un autre pour les étudiants et les professeurs", explique Sébastien Saunier, cofondateur et directeur technique du Wagon.

Une plateforme qui s’intègre aux flux quotidiens des équipes
Assez rapidement, Slack s’intègre dans l’organisation quotidienne des équipes administratives et pédagogiques. Toute la vie d’un bootcamp est gérée dans Slack, depuis les admissions jusqu’à l’accompagnement des élèves après leur formation, en passant par le déroulement proprement dit de la session.

"Nous avons créé des canaux pour les équipes de chaque ville dans laquelle Le Wagon possède un campus. Cela permet de suivre, grâce à des notifications, le déroulé des admissions, entre le moment où une personne postule, signe son contrat puis verse son acompte. Nous recevons également des alertes liées à la gestion concrète des formations. Nous planifions ainsi des rappels afin que les messages que nous devons envoyer aux élèves, à des moments clés de la formation, soient expédiés en temps et en heure par les professeurs managers", explique Sébastien Saunier.

Il existe également des rappels liés à l’enquête que Le Wagon envoie six mois après leur formation aux étudiants pour savoir s’ils ont trouvé un poste, dans quel type d’entreprise, pour quelle rémunération, etc. Une notification informe l’équipe pédagogique à chaque fois qu’une réponse est reçue.

Cette capture d’écran illustre l’utilisation interne de Slack au sein de l’équipe Engineering. Lorsqu’une erreur en production a lieu, des notifications sont envoyées. Le système des réactions est utilisé pour informer l’équipe qu’un des développeurs est sur le coup (avec ) et qu’il/elle a résolu le problème (avec ).

10 000 anciens élèves rassemblés sur Slack
Le slack des "alumni" (terme désignant les anciens élèves d'un établissement en anglais, tiré du latin) compte de son côté près de 10 000 personnes. Des sous-canaux sont consacrés aux langages de programmation, à la data science, aux offres d’emploi, aux conseils liés à la carrière (comment se préparer à un entretien...) ou à l’assistance entre anciens élèves pour débloquer un problème de code...

Le slack des anciens élèves compte à ce jour près de 10 000 personnes.

Mais quand un canal reçoit trop de messages, il faut s’en occuper et le réorganiser. "Slack est un organisme vivant, il peut rapidement y avoir saturation d’information. Il faut alors scinder le canal concerné en plusieurs sous-parties. La nomenclature et le nommage des canaux sont des étapes essentielles pour la réussite d’une telle plateforme, sinon c’est l’anarchie. C’est un héritage du métier de développeur : quand on nomme bien les choses, on se facilite beaucoup la vie", note le directeur technique.

Disparition des e-mails internes
L’utilisation de Slack pour gérer l’intégralité des échanges liés aux tâches administratives et pédagogiques a eu comme effet de faire disparaître l’envoi des e-mails en interne. Les seuls courriers électroniques qui subsistent sont ceux que les salariés échangent avec l’extérieur. Cette utilisation intensive de la plateforme est renforcée par la capacité de Slack à s’intégrer à de multiples outils tiers. Soit par intégration native, via la marketplace, soit par l’intermédiaire de leur API.

La place de marché de Slack permet en effet aux équipes du Wagon de se connecter à des applications comme Trello, pour la gestion de projets, ou Twitter : quand un tweet concerne un campus particulier du Wagon, il est directement poussé dans le canal de la ville concernée. Quant aux API, elles ont permis au Wagon de connecter Slack à sa plateforme pédagogique, afin de générer les diverses notifications précédemment évoquées. Une intégration avec la néobanque Qonto a par ailleurs été développée. Elle permet notamment de recevoir les notifications relatives aux paiements reçus.

Autre fonctionnalité intéressante : les messages interactifs. "Cette fonctionnalité est très pratique car elle permet de traiter des processus métier qui ont besoin d’une validation humaine, via des boutons intégrés aux messages. Par exemple, nous nous servons de ces messages interactifs pour valider l’inscription des élèves, le premier jour de leur formation, sur la plateforme pédagogique. Cela permet d’éviter qu’un étudiant non listé s’inscrive sur la plateforme", explique Sébastien Saunier.

Veiller à la concentration des collaborateurs
Mais une utilisation trop intensive et continue de Slack peut entraîner une diminution de la concentration chez certains collaborateurs, les flux de messages étant virtuellement sans fin. "Il faut être très vigilant car Slack, quand il est ouvert toute la journée, est un formidable perturbateur. Nous insistons auprès des salariés sur cet aspect car il peut y avoir un sous-entendu managérial consistant à dire : ‘Si une personne n’est pas connectée sur Slack, c’est qu’elle ne travaille pas’. Nous prônons tout le contraire. Quand on est sur Slack, on ne peut pas avoir de longues heures de concentration ininterrompues nécessaires à un travail créatif. Slack est consacré à la communication, aux échanges, aux réglages, au brainstorm", déclare Sébastien Saunier.

"La consigne que nous donnons à tous nos collaborateurs est qu’ils peuvent se déconnecter de Slack pendant les périodes où ils ont besoin de se concentrer à fond sur un projet. S’il y a une véritable urgence, nous avons leur numéro de téléphone portable, nous savons comment les joindre. Nous éduquons nos collaborateurs, mais aussi nos élèves, à bien utiliser Slack. C’est une compétence qui s’acquiert. Nous avons d’ailleurs écrit un guide pratique que nous diffusons aux nouveaux arrivants", complète le directeur technique.

Une mesure des résultats essentiellement qualitative
Après six années d’utilisation de Slack, comment évaluer les bénéfices de ce choix très structurant ? "Je ne mesure pas les bénéfices de manière quantitative mais plutôt par rapport à l’adéquation de l’outil à notre culture d’entreprise. Le fait d’être sur une culture écrite oblige les personnes à structurer leur pensée et leurs arguments. Cela les force à bien réfléchir à ce qu’ils veulent demander aux autres ou faire passer comme message", analyse Sébastien Saunier.

"Dans une culture de l’oral, il est très facile d’aller voir quelqu’un dans un open space, de lui poser une question et de repartir. Mais une interruption de quelques secondes seulement peut engendrer, notamment chez les développeurs ou les créatifs, jusqu’à 30 minutes pendant lesquelles la personne va devoir se reconcentrer et se replonger dans son travail", note le directeur technique.

Slack correspond en outre à la culture "remote" (travail à distance) que des entreprises comme GitHub ont largement contribué à diffuser. "Cette culture est présente depuis le premier jour au Wagon. Elle repose sur les résultats obtenus plutôt que sur le présentéisme. Quand un collaborateur souhaite travailler depuis chez lui ou dans un tiers lieu, il peut le faire à tout moment. Slack est un outil qui correspond à 100% à cet état d’esprit. C’est la raison pour laquelle le premier confinement, en mars dernier, n’a pas perturbé notre organisation interne. Seuls les cours en présentiel ont dû être adaptés", conclut Sébastien Saunier.

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