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Comment s’orchestre un évènement chez Infopro Digital ? Découvrez le job de Céline, chef de produit événements pour l’Usine Digitale.

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Focus métier

Le pôle Evènements chez Infopro Digital, c’est plusieurs médias (Usine Digitale, Usine Nouvelle, La Gazette des communes, LSA, etc.), plusieurs secteurs d’activités qui leur sont associés (le numérique, l’industrie, le secteur public, la grande consommation etc.) ainsi qu’une cinquantaine de collaborateurs et différents métiers (coordination de projets, production des contenus, marketing, vente, logistique etc).

Focus métier
Comment s’orchestre un évènement chez Infopro Digital ? Découvrez le job de Céline, chef de produit événements pour l’Usine Digitale.

L’organisation d’un événement est un véritable travail d’équipe qui nécessite un chef d’orchestre pour coordonner tous les métiers gravitant autour d’un projet. C’est le chef de produit qui tient ce rôle.

Céline, notre chef de projet, gère entre 6 à 8 projets par an : conférences, forums, matinées-débats, dîners club, trophées, événements sur mesure…
Son manager lui a confié l’organisation d’un événement pour l’Usine Digitale. Voici les différentes étapes nécessaires à la réussite de son projet ainsi que les interlocuteurs à mobiliser pour la création de son événement.
 

Travail d’équipe et partage de connaissances : le brainstorming

La première étape dans l’organisation d’un projet, c’est le brainstorming : la rédaction, le chef de marché, le commercial et Céline, notre chef de projet, se réunissent autour d’une table. L’objectif ? Définir le sujet, l’angle sous lequel il sera abordé, les problématiques à traiter, le format de l’événement et ce, en fonction du profil des participants et des sponsors potentiels.
Les mots d’ordre sont travail d’équipe et partage de connaissances. Chacun apporte son expertise et sa pierre à l’édifice dans le but de créer un événement à la hauteur des attentes des clients et des partenaires. C’est cette étroite collaboration entre les équipes tout au long du projet qui assurera le succès de l’événement.

Aisance rédactionnelle : la rédaction  du programme et le recrutement des intervenants

Céline rédige le programme de la conférence et identifie les intervenants à qui elle propose de prendre la parole. C’est elle qui définit leur nombre, le temps imparti à chacun et les sujets abordés.
En parallèle, elle est en contact permanent avec le rédacteur en chef de L’Usine Digitale pour poursuivre les échanges autour de la construction du programme.

Réflexion stratégique et opérationnelle : les briefings support

Afin de définir la stratégie à déployer, Céline s’appuie tout d’abord sur l’équipe marketing pour préciser le cœur de cible de l’événement, les objectifs,  les leviers marketing direct à actionner, la date de la première mise en ligne… autant d’éléments sur lesquels brainstormer.
Avec l’équipe organisation, l’objectif est ensuite de trouver un lieu adapté à l’événement selon le cahier des charges fourni et anticiper les différents besoins techniques et logisitques, les animations à mettre en place…
Céline a véritablement une double casquette : stratégique et opérationnelle.
 

Expertise relationnelle et promotionnelle : le marketing

Mais le travail de Céline ne s’arrête pas là !
Elle collabore avec les chargés de marketing pour définir le plan de communication le mieux adapté à la cible de l’événement : construction des plans fichiers, campagnes d’emailings, diffusion d’autopromotions sur les sites et dans les magazines du groupe, routage de plaquettes papier, opérations de télévente etc.

vision business et satisfaction client : le  sponsoring evenements 

Céline travaille en étroite collaboration avec l’équipe commerciale de l’Usine digitale pour développer les partenariats financiers sur l’événement. Elle doit identifier des sponsors potentiels et accompagner le cas échéant les commerciaux en rendez-vous en tant qu’experte sur le contenu et le format de l’événement.
 

Comprendre et accompagner les clients : l’équipe télévente et le service relation clients

 

Céline est bien entourée dans son job ! Afin de mieux commercialiser l’événement sur lequel elle travaille, elle s’appuie également sur l’équipe télévente et le service relation clients.
Selon le format de l’événement, la télévente est en charge des inscriptions payantes, de la vente de stands ou de dossiers pour les trophées. Son objectif est de bien comprendre la cible afin de proposer l’offre la mieux adaptée à ses clients
Le service relation clients gère, quant à lui, le parcours client de A à Z, de l’accueil téléphonique à la prise en charge de ses besoins et ce, jusqu’à l’inscription.
 

Coordination des aspects logistiques : l'organisation


En amont de l’événement et en lien avec Céline, le chargé d’organisation pilote la préparation : il contacte les intervenants, les partenaires et coordonne les différents prestataires.
Le jour J, l’équipe organisation coordonne le travail des hôtesses d’accueil, s’assure du bon fonctionnement de la technique (son, vidéo…), gère les différents prestataires et le déroulement de l’animation.

 

Entraide, passion et professionnalisme : l'événement peut commencer
 


Le jour J, c’est l’animateur de la rédaction qui va animer les débats.
Il travaille en étroite collaboration avec l’équipe Evènements et débriefe régulièrement avec Céline.
Lorsque des répétitions sont nécessaires, elle y assiste pour lui assurer que tout est fluide tant au niveau du contenu que de la technique.
L’événement peut commencer !


VIDEO IMMERSION : CHEF DE PROJET EVENEMENT CHEZ INFOPRO DIGITAL
 

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