Recevez chaque jour toute l'actualité du numérique

x

Dématérialiser ses données (1/5) : penser valorisation des data au-delà du stockage

La dématérialisation des données s’impose aujourd’hui dans tous les domaines de l’entreprise (production, marketing, comptabilité, RH) pour automatiser et améliorer les processus, pour réduire les coûts et améliorer le ROI (retour sur investissement) des différentes opérations qui impliquent de la paperasse. Mais pour générer de la valeur, elle doit être envisagée dans son ensemble. Il faut donc commencer par faire le point sur les besoins de l’entreprise... C'est l'objet du premier épisode de notre série sur la dématérialisation.
Twitter Facebook Linkedin Flipboard Email
×

Dématérialiser ses données (1/5) : penser valorisation des data au-delà du stockage
Dématérialiser ses données (1/5) : penser valorisation des data au-delà du stockage © D.R.

La dématérialisation des données entraîne des économies directes (papier, affranchissement, stockage) mais aussi des gains à plus long terme (rapidité, fiabilité) grâce à l’automatisation et l’optimisation des processus. Avant de se lancer, il faut déterminer les flux prioritaires de l’entreprise (courrier, facture, bulletin de paie, contrat, appel d’offre, etc.) et les processus métier (gestion de production, RH, comptabilité etc.) susceptibles de générer un ROI direct.

La dématérialisation des données, qu'est ce que c'est ?

Le transfert de documents (papier, photo, film, etc.) de leur supports physiques des supports numériques.

Une fois numérisés, les documents sont indexés (métadonnées) et archivés virtuellement en interne ou en externe. Ils peuvent être recherchés (full text) ou circuler dans des processus d’échange et d’analyse de l’information (workflow).

Par abus de langage, la dématérialisation des données couvre également la gestion des supports nativement numériques (emails, SMS, échanges sur les réseaux sociaux d’entreprise, smartphones, tablettes etc).

 

Il est déconseillé de mener une dématérialisation globale car coûteuse et pas forcément bénéfique.

Repérer les pièces sensibles

Déterminer l’aspect juridique des documents à dématérialiser est essentiel. "La prise en compte des risques liés à la non-présentation d’une pièce originale, lors d’un contrôle fiscal ou aux Prud’hommes, s’est accrue", remarque Hélène Mouiche, analyste senior pour le cabinet Markess International. Il faut donc différencier pièce d’archive (documents patrimoniaux) et document à caractère probatoire, légal (facture, bon de commande, e-bulletin de paie, etc.). Des tiers de confiance proposent des solutions pour certifier les pièces sensibles et leur archivage (horodatage, signature électronique, coffre-fort numérique). Un premier tri permettra d’évaluer la charge de travail.

Se familiariser avec le marché

Des associations et syndicats professionnels (Aproged, ADBS, FNTC, Syntec Numérique etc.) et des acteurs de la dématérialisation au sens large (éditeurs de logiciels, ESN( ex-SSII), cabinets de conseil) proposent des livres blancs, des formations et des audits pour réussir sa dématérialisation. Et la tendance ces dernières années est à la gouvernance de l’information. "La dématérialisation est un moyen mais plus une fin en soi. Le cœur de notre économie numérique aujourd’hui, c’est la data. Il ne faut donc pas juste stocker l’information, mais la faire circuler et la valoriser.", estime Marie-Odile Charaudeau, Délégué Général de l’Aproged.

Joanna Jullien

A suivre, mardi 15 octobre : Dématérialiser ses données (2/5) : Exploiter les data

 

Réagir

* Les commentaires postés sur L’Usine Digitale font l’objet d’une modération par l’équipe éditoriale.

 
media