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Dématérialiser ses données (2/5) : exploiter ses data... en cloud pour les petits budgets

Episode 2 de notre série sur la dématérialisation : mieux vaut privilégier une solution simple et agile, et prendre en compte la gouvernance de l’information, nouveau sujet majeur de la dématérialisation.
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Dématérialiser ses données (2/5) : exploiter ses data... en cloud pour les petits budgets
Dématérialiser ses données (2/5) : exploiter ses data... en cloud pour les petits budgets © D.R. - Google

La solution de dématérialisation retenue doit avant tout envisager comment bien exploiter les flux de data (papier dématérialisé, smartphones, tablettes, etc.) "Pour PME et grands groupes, le besoin est le même : il faut structurer la donnée", affirme Philippe Plantive, DG de Proginov. Les solutions de GED (Gestion Electronique du Document) qui permettent l’indexation, la recherche et l’archivage, sont d’ailleurs de plus en plus présentes dans les offres des gestionnaires de contenu qui les associent avec leur ERP (Progiciel de Gestion Intégré).

Le marché de la dématérialisation

Cinq types d’acteurs : les éditeurs de logiciels, les opérateurs de services, les fabricants de matériel, les cabinets de conseil et les ESN (ex-SSII).

- "Généralistes" avec offre standard (capture de documents, gestion des flux entrants/sortants, l’archivage etc) : HP, Esker, Tessi.

- Spécialistes de la Gestion Electronique du Document (tri, indexation, archivage) : EMC, OpenText.

- Gestionnaires de l’externalisation des flux dématérialisés : Docapost.

- Gestionnaires de contenu: Microsoft, Oracle, SAP, Sage etc., en partenariat avec des spécialistes de l’expertise sectorielle (dématérialisation papier, gestion des processus métiers, valeur probante du document) comme Itesoft, Cegid, CDC Arkhineo.

- Cabinets de conseil et ESN (ex-SSI) : en soutien des DSI (Direction des Systèmes d’Information)/ intégrateurs de solution.

-Acteurs Open source : Nuxeo, Jahia, Alfresco.

 

Mutualiser ses données

L’interopérabilité des applications (métiers ou fonctionnelles), entre elles et avec le Système d’Information (SI) de l’entreprise, est nécessaire pour éviter les "puits" ou silos hermétiques de données. "Les applications doivent se parler", conseille Pascale Boyaval, directrice marketing RH chez Cegid. Une base de données unique renforcera l’efficacité de la chaîne, grâce à l’analyse des informations via les processus collaboratifs internes (alertes/notifications/workflow). Mais il faut aussi pousser les processus collaboratifs vers l’extérieur. "Les entreprises doivent ouvrir leur système d'information aux tiers et proposer la consultation du catalogue ou un espace client réservé à la recherche d’informations", suggère Philippe Plantive.

Saas et Cloud pour simplifier

"Les offres se sont multipliées grâce au Saas (Software as a service) et au Cloud. Les TPE-PME bénéficient aujourd’hui de solutions adaptées", constate Hélène Mouiche, analyste senior chez Markess International. Ergonomiques et préconfigurées, elles permettent de réduire les coûts : abonnement plutôt qu’acquisitions logicielles et matérielles, pas de maintenance, gain d’espace... L’entreprise de salaison Fourgassie Frères (2 millions d'euros de chiffre d'affaires) a bénéficié de ces avantages puis, une fois mis en place, de l’accélération de l’encaissement et de l’amélioration de son image. en connectant sa gestion commerciale à la plateforme de dématérialisation de factures Confluances (GED partagé en mode Cloud). Mais rien de tout cela n’est possible sans un archivage efficace et sécurisé de ses données.

Joanna Jullien

A suivre, Dématérialiser ses données (3/5) : archiver et sécuriser

La facture électronique en quelques chiffres

Source : Athur D. Little pour Deskom/Post@xess

- Coût moyen de traitement d’une facture papier entrante : 10-15 € ; sortante : 8-10 €
- Coût moyen de traitement d’une facture électronique entrante : 4€ ; sortante : 3€

1er Baromètre annuel Sage "Les PME et la facture électronique" (juin 2012)

(1144 PME évoluant dans le BtoB interrogées)

- 28% émettent des factures électroniques.
- 83% émettant des factures électroniques utilisent un PDF simple (e-mail), 5% l’Echange de Données Informatisées (EDI).

Baromètre européen « Dématérialisation-Finance » 2013 (ETI-Grandes entreprises)

- Près d’une entreprise sur quatre (78,5%) a déjà mis en place une ou plusieurs solutions de dématérialisation processus de comptabilité-fournisseurs.

 

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