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Dématérialiser ses données (5/5) : Anticiper les nouvelles normes

Dernier épisode de notre série sur la dématérialisation : dynamisé par l’administration et les grands donneurs d’ordres européens, le cadre légal de la dématérialisation devient de plus en plus contraignant. Surveiller les nouvelles normes permettra d’éviter les pratiques non conformes, bientôt sanctionnées par des pénalités financières.
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Dématérialiser ses données (5/5) : Anticiper les nouvelles normes
Dématérialiser ses données (5/5) : Anticiper les nouvelles normes © DR

S’adjoindre les services d’un expert juridique peut s’avérer utile pour faire le tri. "Si la paie relève du Code du travail, les factures relèvent des textes fiscaux", prévient Maître Eric Caprioli, avocat à la Cour de Paris et Vice-Président de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC). Cette dernière a rédigé un "vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents", régulièrement mis à jour.

Il existe aussi des solutions nées avec les nouvelles règlementations. "Notre plateforme Confluances est arrivée avec la loi de finances de décembre 2012", raconte Pierre d’Agrain, associé du groupe de cabinets d'audit et d'expertise comptable Exco, membre de l’association Transition Numérique Plus.

Dématérialisation : quelques normes à venir

-1er janvier 2014 : Obligation de réponse électronique pour les offres des marchés publics provenant de l’UGAP (centrale d’achat publique) + marchés des centrales d’achat et des groupements de commande au niveau européen (à confirmer)

-1er janvier 2014 : Obligation de présentation du Fichier des Ecritures Comptables (FEC) dématérialisé (art.14)

-1er février 2014 : Virements et prélèvements SEPA (harmonisation des moyens de paiement européens)

-Avril 2014 (prévision) : Mise à jour sur la protection des données personnelles et les procédés de la confiance numérique

 

Suivre l’administration

Pour réaliser des économies, l’Etat développe "l’e-administration" et renforce son cadre juridique. A compter du 1er janvier 2014, les entreprises auront l'obligation, sous peine d‘amende, de remettre une copie dématérialisée du Fichier de leurs Ecritures Comptables (FEC) ou de répondre par voie électronique aux offres des marchés publics émises par l’Ugap (centrale d’achat public).

Surveiller l’harmonisation européenne

Après l’harmonisation des moyens de paiement (SEPA*), deux règlementations majeures devraient suivre au niveau européen : la protection des données à caractère personnel (accès, conservation) et les procédés sécurisés pour l’identification et les services de confiance (preuve).

"Grâce au traité de Lisbonne, les propositions règlementaires seront appliquées directement alors qu’avant les Etats pouvaient ajouter des demandes supplémentaires. […] Cela facilitera les échanges, les transactions et l’interopérabilité, analyse Me Caprioli, qui y voit une manière de renforcer le « processus fédéral d’intégration européenne".

Mais, souvent perçues comme contraignantes et émanant de gros donneurs d’ordres européens, ces normes rebutent. Elles seraient pourtant "un catalyseur du développement du marché", explique Hélène Mouiche, analyste pour le cabinet d’études Markess International. "Les normes européennes permettront aux entreprises d’améliorer leurs processus. Il faut donc voir ça sous forme positive", assure-t-elle.

Joanna Jullien

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