Digitalisation du management visuel : et si vos équipes réduisaient 50% du temps passé en réunion ?

Le management visuel de la performance a déjà prouvé ses bénéfices dans les grandes organisations. Quel que soit le support, les plannings, tableaux et indicateurs visuels apportent aux managers opérationnels une dynamique d’équipe autour de la performance. Il est encore possible d’optimiser l’impact de l’utilisation de ces outils de lean management en les digitalisant.

Conserver l'aspect "war room"

En présentiel, il est impossible de partager les informations avec les ressources internes non présentes physiquement ainsi qu’avec certaines parties prenantes externes. Cela entraine des réunions supplémentaires à distance et des déplacements, "33 % de mes ressources sont situées au Qatar, je suis obligé de faire une réunion spécifique avec eux tous les jours et de m’y rendre mensuellement", mentionne un chef de projet.

Les solutions digitales y remédient et apportent de nombreux avantages grâce aux tableaux interactifs notamment. Le pilotage des projets multi-sites devient possible en partageant en temps réel et en exploitant les données à distance. Les membres de l’organisation diminuent donc leurs déplacements et les frais associés. Ces nouveaux outils conservent également l’aspect "war room", synonyme de dynamisme, de proximité et de travail en groupe.

Des bénéfices facilement mesurables

Les résultats du déploiement de cette méthode sont obtenus très rapidement : "6 mois après la mise en œuvre dans un service d’ingénierie R&D, les équipes ont diminué de 50% le temps passé à vérifier la qualité des livrables", explique un interlocuteur projet. Ils résolvent aussi plus rapidement les problèmes liés aux différentes couches de management.

Certaines sociétés comme PSA, Sanofi ou Safran commencent à utiliser ce type de solutions. La digitalisation réussie du management visuel est simple à appliquer. Elle dépend principalement de la maturité de l’entreprise.

Grâce à la virtualisation, un seul tableau numérique interactif suffit pour gérer autant de projets qu’on le souhaite, alors qu’avec la méthode physique, un tableau est utilisé par 15 personnes au maximum. Le tableau tactile apporte un côté ludique et une image moderne auprès des collaborateurs. Les temps de préparation et les temps de suivi post réunions sont eux aussi très largement diminués. Les équipes sont motivées car l’outil est facile à utiliser et l’appropriation est donc rapide.

Développer les "cas d’usage"

Toutes les interfaces au sein de l’organisation doivent être prises en compte (spécificités métiers, contraintes de sécurité informatique…) La conception du logiciel doit répondre parfaitement aux besoins des équipes et du manager. Des méthodes de cas d’usage permettent de caractériser les principaux besoins en fonctionnalités, en interfaces, en nombre de salles virtuelles…

L’ergonomie choisie pour le logiciel est cruciale car elle participe totalement à l’adhésion des utilisateurs. Elle doit être testée par l’ensemble de l’équipe pour assurer l’appropriation. Un pilote est souvent le bon moyen d’initier la mise en œuvre comme l’explique un interlocuteur. "Je personnalise mon univers virtuel selon les envies de mes équipes, je crée ainsi une bonne dynamique de groupe et leur montre que je suis attentif à leurs besoins…".

Les entreprises ayant investi dans ce type de solutions s’aperçoivent que les méthodes de travail sont essentielles pour arriver au résultat. Il n’est pas négligeable puisqu’il permet d’optimiser jusqu’à 50% du temps passé en réunion. Cette évolution par le digital crée une véritable rupture dans les méthodes de management et ouvre de nouvelles perspectives à la collaboration multi-sites en entreprise.

Emmanuel de Gastines, partner Cylad et Pierre-Antoine Chandon, consultant Cylad

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