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Elabor développe un portail numérique pour faciliter la gestion des communes

A Messigny-et-Vantoux (Côte-d’Or), le bureau d’étude Elabor travaille de longue date à faciliter la gestion des communes. Grâce au portail en ligne AGEP, Assistance à la Gestion de l’Espace Public, les élus, les secrétaires de mairie et les agents municipaux peuvent avoir un œil sur l’ensemble de leur territoire.
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Elabor développe un portail numérique pour faciliter la gestion des communes
Elabor développe un portail numérique pour faciliter la gestion des communes © AGEP

"AGEP, l’assistant à la gestion de l’espace public, est né de notre expérience sur la gestion des cimetières et sur notre réflexion pour transposer cette connaissance afin de faciliter la gestion globale pour les élus, quelle que soit la taille de la commune", explique Clément Bordes, directeur commercial adjoint d’Elabor. Depuis Messigny-et-Vantoux (Côte-d’Or), le bureau d’études a conçu un portail destiné aux communes françaises. D’abord spécialiste de la gestion des cimetières, l’entreprise a élargi son champ d’action pour répondre aux besoins des élus de gérer d’autres lieux relevant de l’espace communal.

"Nous avons cinq développeurs en interne qui ont conçu le portail. Nous avons choisi un format open source afin que les collectivités n’aient pas à faire des investissements pour acquérir des bases de données avec des licences coûteuses." Grâce à un mode SAAS qui rend le portail accessible depuis internet, les élus et leurs équipes peuvent l’utiliser où qu’ils soient et ne subissent pas de lourdes mises à jour. Si les réflexions ont débuté en 2016 pour imaginer cette solution, bras numérique du travail mené depuis 1989 auprès des élus, sa mise en service date de 2018. Depuis son lancement, Elabor a fait évoluer sa solution et les modules rattachés.



Gérer le quotidien
Ainsi, fort de son expérience, Elabor a débuté par un module de gestion des cimetières et complété par un second consacré à la gestion des espaces verts tant pour le matériel, les sites de la commune que les hommes qui y agissent. Pour tous les modules, chaque élément intègre une géolocalisation qui, via la cartographie, permet de retrouver plus aisément les informations jusque-là seulement disponibles dans différents ordinateurs, les archives municipales ou encore dans la mémoire d’un élu ou d’une secrétaire de mairie.

"Nous nous appuyons sur les remontées de terrain que font nos équipes et sur ce que nous disent les élus pour répondre à leurs besoins en apportant d’autres modules." Gratuitement mis à disposition des élus, formés à son utilisation, l’outil permet à chacun de choisir les thématiques pour lesquelles le besoin d’un support réglementaire, technique ou technologique se fait sentir. De la voirie aux aires pour les gens du voyage, des espaces verts aux réseaux…



Désormais, AGEP intègre également un outil de communication citoyenne pour faciliter les relations entre la collectivité et ses administrés. "Via le site internet de la commune, les habitants peuvent faire remonter une problématique mais les élus peuvent aussi demander l’avis de la population sur les sujets de leur choix." Conscient qu’en milieu rural tout le monde n’est pas connecté, Clément Bordes rappelle que sa solution concerne tous les citoyens. "Les alertes de la commune passe par un mail, un sms mais aussi par un appel téléphonique automatisé sur fixe ou portable."

D’autres évolutions à venir
Pour aller plus loin, Elabor développe un module destiné à faciliter la gestion des évènements, du marché hebdomadaire à la salle des fêtes. En parallèle, le portail prend en charge les outils utilisés par la collectivité et issus d’autres fournisseurs. "Quand quelque chose fonctionne, inutile de le changer. L’objectif reste de faciliter le travail et la vision globale des élus." D’ici à 2025, Elabor entend enrichir encore son portail numérique.

"Nous nous penchons aussi sur une solution d’affichage légal avec un écran tactile en remplacement des panneaux vitrés. Nous envisageons aussi des solutions interactives afin que les administrés puissent laisser des messages." Pour faire face à ce dispositif coûteux, Elabor réfléchit à un système de régie publicitaire afin de réduire le financement restant à la charge de la collectivité.

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