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GetCollective veut faire gagner du temps aux entreprises en optimisant les réunions

Faciliter les réunions pour gagner en productivité, tel est l’objectif que se fixe la plateforme GetCollective avec ses fonctionnalités structurant la prise de notes et la rédaction de comptes rendus. Cette solution s’avère pertinente pour les projets d’envergure réunissant une multitude de partenaires ou de collaborateurs.
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GetCollective veut faire gagner du temps aux entreprises en optimisant les réunions
GetCollective veut faire gagner du temps aux entreprises en optimisant les réunions © GetCollective

"Quand il y a plus de cinq personnes dans une réunion, qu’elle se tienne à distance ou en présentiel, on constate un manque de clarté, une certaine frustration que les choses n’avancent pas, parfois de l’incompréhension et de mauvais résultat" explique Jean-Baptiste Huguenin, cofondateur de Get Collective.

En 2019, avec son associé Igor Cheloudiakoff, l’ancien directeur commercial dans la vente de logiciels a voulu apporter une réponse à cette problématique accentuée au rythme de l’augmentation des réunions pendant la crise sanitaire. "Nous avons pris la mesure de l’importance de mieux organiser les réunions, de prendre des notes collectives, qu’elles soient affichées et que les décisions soient visibles à l’écran." Après huit mois passés à observer les pratiques de grandes entreprises, leurs manières de travailler et les défis qu’elles devaient relever, les deux hommes originaires de Bourgogne-Franche-Comté ont imaginé GetCollective.

Facile d’utilisation
Les réunions autour de projets complexes nécessitant la présence de nombreux intervenants en réunion ou celle d’un large panel de collaborateurs débutent par la programmation sur Outlook. "La plateforme s’intègre aux outils et logiciels Microsoft tels qu’Outlook, Teams ou OneDrive. 99% de nos clients utilisent ces outils." En ajoutant GetCollective au moment de la programmation, un lien est généré pour avoir accès à l’interface de la réunion avec l’ordre du jour ainsi que des modèles de réunion.
 


Un visuel permet de suivre le déroulé de la réunion, de minuter l’intervention de chaque participant si cela s’avère nécessaire. Au fur et à mesure des réunions, les tâches vont s’agréger sur la page, les notes de la réunion précédente et fichiers associés peuvent être consultés. "Actuellement, aucun outil ne structure les notes par sujet pour les traiter et trier plus facilement en réunion. Il n’y a pas besoin d’aller chercher les éléments dans un drive ou un mail et les éléments restent disponibles pour être consultés ultérieurement ou préparer la prochaine réunion."

Pendant les échanges, une ou plusieurs personnes prennent des notes, allouent les tâches à réaliser et les décisions prises. "Visibles par tous, c’est engageant et facilite la compréhension." Un compte-rendu peut être préformaté à l’issue de la réunion, se génère seul dans un format attractif et organisé, afin d’être adressé aux participants et aux interlocuteurs absents.

Economiser 5 heures hebdomadaires
Une enquête menée auprès de 500 utilisateurs de GetCollective révèle qu’ils estiment gagner en moyenne cinq heures de travail par semaine. "Ils économisent du temps pour chercher une information, ils sont plus alignés sur les responsabilités et les objectifs du projet et tout le monde gagne en efficacité" insiste Jean-Baptiste Huguenin. La plateforme a déjà séduit des entreprises comme Salomon, la Société Générale ou Richemont.

La jeune entreprise s’apprête maintenant à lancer une levée de fonds de deux à trois millions d’euros avant la fin de l’année pour intégrer du machine learning à sa plateforme. "GetCollective proposera des sujets à intégrer à l’ordre du jour pour faciliter la préparation des réunions, en fonction des sujets récurrents."

En plus des six salariés actuels, le recrutement de développeurs conduira aussi à augmenter les capacités de la plateforme avec, par exemple, des vues de suivi de projet en planning ou de nouvelles fonctionnalités pour les compte-rendu. Des améliorations et des innovations qui pourraient conduire GetCollective à atteindre un chiffre d’affaires de deux millions d’euros en 2022.

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