La signature électronique, fer de lance de la dématérialisation

En pleine transformation digitale depuis plusieurs années, les organisations repensent leurs process de travail. La dématérialisation apparait comme l’une des priorités, d’autant plus aidée par la montée en puissance des enjeux RSE et par l’objectif « zéro papier ». Numériser les documents nécessite l’usage de la signature électronique. Quels sont ses avantages ? Comment bien l’utiliser ? Décryptage.

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La signature électronique, fer de lance de la dématérialisation

La crise sanitaire a accéléré les processus de digitalisation. Privés de la possibilité de se rencontrer pour des occasions formelles telles que l’entérinement d’une nouvelle collaboration, la confirmation d’un achat ou d’un partenariat, les entreprises ont dû adopter de nouvelles manières de fonctionner et de contractualiser ces engagements. La signature électronique s’est rapidement imposée comme une alternative efficace et sécurisée. Selon une enquête sur l’évolution des usages de la signature électronique en France, réalisée en janvier 2021 par YouGov, les décisionnaires la considéraient comme la priorité de leur dématérialisation et plus d’un quart l’avait déjà adoptée1 .

La simplicité et la rapidité plébiscitées

« La signature électronique à distance simplifie le travail, et permet de gagner du temps autant pour les employés que pour les clients, car elle peut être utilisée à tout moment et n’importe où le signataire se trouve. De plus, l’entier processus d’acquisition de la signature, y inclus l’identification vidéo obligatoire pour la délivrance de la signature électronique qualifiée, et le paiement, se fait en ligne, sur le site de certSIGN, ce qui simplifie encore plus l’experience de l’utilisateur. » explique Aurel Meirosu, Business Development manager chez certSIGN, l’un des leaders européens du sujet.

En effet, contrairement à l’usage de documents papier, les versions dématérialisées facilitent les envois et permettent d’accélérer leur signature. Les logiciels dédiés s’intègrent aux systèmes d’exploitation et à tous les navigateurs pour un usage simplifié. Au final, cela libère les équipes de tâches manuelles et sans valeur ajoutée. Ils disposent donc de plus de temps pour se consacrer à leurs tâches de fond.

On pourrait aussi évoquer l’impact économique et écologique : économique, car les frais de déplacements sont annulés et les équipes gagnent du temps ; écologique ensuite car, qui dit zéro papier dit moins de pollution et un impact carbone réduit.

Un encadrement juridique strict

Une signature manuscrite constitue la preuve légale qu’elle représente pour authentifier le signataire et le document, et c’est là tout sa valeur ! Qu’en est-il de la signature électronique ? Selon les standards européens établis depuis 2016 par l’eIDAS - Electronic Identification And Trust Services -, les signatures électroniques qualifiées ont la même valeur juridique que la version écrite, et font donc office de preuves irréfutables dans le cadre de procédures.

« Les signatures électroniques les plus sécurisées utilisent un chiffrement appelé PKI pour Infrastructure à Clés Publiques. Cela permet d’associer un signataire à un document, tout en protégeant ledit document pour une protection et une conformité juridiques maximales » développe Aurel Meirosu.

Pour l’IT, le légal… mais aussi les métiers

En général, ce sont les services informatiques et juridiques qui font le choix de l’adoption de la signature électronique, puisque cela impacte directement leurs modes de travail.

Pourtant, il arrive aussi que la demande émane des métiers eux-mêmes. Directions RH, services commerciaux ou services achats, pour ne citer qu’eux, peuvent remonter un besoin en matière de signature électronique pour améliorer leurs process et l’expérience client. Dans ce cas, ils deviennent force de proposition pour cette signature qui pourra ensuite être déployée à tous les niveaux de l’entreprise.

Ces remontées du terrain démontrent une fois encore l’utilité de la signature électronique, et sa valeur dans un processus de digitalisation et de dématérialisation.

Difficile en 2022 de se passer de cet outil si pratique et efficace pour contractualiser tous types de contrats. On aurait tort pourtant de résumer la signature électronique à la numérisation de sa version manuscrite. Pour être authentique, valide et probante, elle doit répondre à un certain nombre de critères stricts que seule la signature qualifiée réunit.

1.https://www.archimag.com/demat-cloud/2022/10/19/digitalisation-enjeu-majeur-70-tpe-pme

Contenu proposé par CertSIGN

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