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La visioconférence entre dans une nouvelle ère

Confinée aux salles de réunion pendant des années, la visioconférence s’invite aujourd’hui sur tous types de supports mobiles. Elle devient un outil accessible à un grand nombre de collaborateurs dans l’entreprise, là où elle était auparavant réservée aux cadres dirigeants. De la salle de conférence au smartphone, décryptage des nouveaux usages de la visioconférence avec Patrick Cason, Directeur Commercial & Marketing France d’Easynet.
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La visioconférence entre dans une nouvelle ère
La visioconférence entre dans une nouvelle ère © DR

Pratiquée pendant plusieurs années exclusivement dans les salles de conférences, la visioconférence s’invite aujourd’hui sur tous types de supports : smartphone, tablette, ordinateur portable ou de bureau, phablette. Via un navigateur web ou des logiciels dédiés (Lync, Google Talk, Skype…), chaque utilisateur peut désormais, depuis son propre matériel échanger avec ses interlocuteurs en visioconférence.

Cette évolution a été rendue possible grâce à l’augmentation et l’amélioration des débits sur les réseaux télécom, à l’apparition d’appareils dotés de caméra vidéo et au développement de l’interopérabilité des systèmes. Résultat : la visioconférence ne se limite plus à une salle de conférence dotée de matériels spécifiques (écrans HD, codecs, système audio haute qualité), et d’une expérience premium mais peut se pratiquer depuis n’importe où (salle d’embarquement, domicile, open space…) et à tout moment.

Elle devient un outil accessible à un grand nombre de collaborateurs dans l’entreprise, là où elle était auparavant réservée aux cadres dirigeants. La collaboration vidéo sort des salles de conférence pour investir les supports mobiles (smartphones, ordinateurs portables), mais aussi les ordinateurs de bureau.

Efficacité des réunions, rapidité de prise de décision, collaboration accrue…

Mode de communication bien plus naturel que le mail, la messagerie instantanée ou l’échange vocal du téléphone, la visioconférence donne une dimension humaine et permet d’apporter, de façon interactive, des réponses aux questions des interlocuteurs.

D’ailleurs, selon l'étude “Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends” menée en 2013 par Redshift Research auprès de plus de 1 200 décideurs, la visioconférence est pour eux un outil essentiel permettant d'améliorer le travail en équipe sans tenir compte des disparités physiques et culturelles entre des collègues travaillant à distance.

Ainsi les décideurs interrogés reconnaissent que cette technologie accroît la collaboration entre les collègues répartis dans le monde, augmente l’efficacité des réunions et donne une plus grande clarté aux thèmes abordés. Des atouts confirmés par l’étude "End-user survey : the real benefits of video" de Wainhouse Research réalisée auprès d’adeptes de la visioconférence. S’ils reconnaissent qu’elle réduit le nombre de voyages, ils estiment surtout qu'elle apporte une plus grande productivité, augmente l’impact des discussions et accroit la rapidité des prises de décisions.

Quelles technologies adopter ?

Mais devant la diversité des solutions, les entreprises se retrouvent confrontées au choix de la technologie. Dois-je opter pour une salle de conférence ou doter mes collaborateurs de tablettes, smartphones ou ordinateurs connectés à un système de visioconférence ?

Avant tout choix technologique, l’entreprise se doit de définir sa stratégie. Pour cela il lui faut étudier la façon dont les collaborateurs exercent leurs métiers. Font-ils de nombreuses réunions ? Ont-ils des déplacements réguliers ? Comment sont-ils connectés ? Quel genre de collaborations ont-ils ? Pour cet état des lieux, l’entreprise doit s’appuyer sur un fournisseur de services qui l’accompagnera dans le choix et la mise en œuvre des technologies et dans l’interopérabilité des différentes solutions.

Car aujourd’hui, une stratégie de visioconférence performante repose sur une offre multi devices, tendance qui ne fait que croître avec l’arrivée des technologies web RTC permettant à tout navigateur web de devenir un terminal de visioconférence. 

La visioconférence : de la salle de conférence au smartphone

Dans le cadre de réunions de comités exécutifs d’entreprises ou de réunions stratégiques (évolution stratégique, fusion-acquisition, etc.) incluant plusieurs interlocuteurs dispersés géographiquement, opter pour la mise en place d’une salle de conférence est judicieux. En effet, celle-ci offre confort et permet de discuter de façon interactive et de visualiser dans de bonnes conditions des documents.

Ces salles, dont le coût est de plusieurs milliers d’euros, permettent de réduire considérablement le nombre de déplacements et apporte à l’entreprise un gain de productivité et d’agilité en simplifiant notamment l’organisation des réunions. Il existe des options pour répondre à différentes contraintes budgétaires en commençant pas des systèmes simples qu’on peut connecter à des écrans déjà existants et qui ne coutent qu’une centaine d’euros. Les ordinateurs portables ou de bureau sont, quant à eux, parfaitement adaptés à une réunion de durée limitée entre deux ou trois collaborateurs. Ces outils sont notamment très appréciés des responsables des ressources humaines et cabinets de recrutement pour effectuer leurs premiers entretiens d’embauche.

En effet, les technologies comme le WebRTC permettent aux candidats de se connecter à la session vidéo de manière simple, en cliquant sur un lien à partir d’un navigateur. Autre domaine : la téléformation. Munis d’un casque et d’un micro, de plus en plus de collaborateurs, suivent des cours depuis leur poste de travail. Enfin, tablettes et smartphones sont parfaits pour des entretiens rapides entre deux personnes. Ainsi, depuis une salle d’embarquement ou un café et via une connexion internet, la visioconférence permet de répondre rapidement à une problématique précise voire, de conclure une affaire.

Aujourd’hui, la visioconférence entre dans une nouvelle ère. Accessible à tous et à moindre coût, ce procédé devrait rapidement devenir l’outil de travail collaboratif le plus utilisé par les collaborateurs. Toutefois les entreprises doivent déployer des outils performants adaptés à chaque besoin. "Obtenir des employés qu’ils souscrivent à l’adoption de la visioconférence exige de la part des entreprises qu’elles déploient le bon ensemble d’outils pour chaque utilisateur en fonction de son rôle professionnel, de sa géographie et de la finalité de son entretien", conclut l’étude "Aiming to increase UC Adoption ? Look to video" de Frost&Sullivan.

Patrick Cason, directeur commercial & marketing France d’Easynet

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