Le Lean IT au secours du cadrage des projets informatiques

Le projet informatique : une aventure risquée

Les chiffres de l’étude "Chaos report" menée par Standish Group laissent songeur : 31 % des projets ne sont jamais terminés, plus de 52 % des projets ont un coût final représentant 189 % de l’estimation initiale, uniquement 16 % des projets se terminent dans les budgets et les délais initiaux.

Le projet informatique constitue bien une prise de risque pour l’entreprise : mobiliser des ressources de manière inefficace, au détriment d’investissements plus créateur de valeur, gérer humainement l’échec ou l’arrêt d’un projet…

Les investissements informatiques : coûteux mais stratégiques

Les dirigeants en sont convaincus : l’informatisation est un levier majeur de transformation. Elle permet d’améliorer la productivité, d’adresser de nouveaux marchés, de réduire les cycles de développement, de faciliter l’externalisation, de se différencier, d’offrir de nouveaux services...

Conscients des enjeux, des coûts croissants et des risques encourus, dirigeants et DSI sont sensibles à la valeur créée et au ROI des projets informatiques. Ne pas s’engager et retarder ou stopper un projet peut signifier prendre un retard préjudiciable. S’engager financièrement trop rapidement ou de manière démesurée peut en revanche mettre en péril l’entreprise.

Un facteur clé de succès : répondre de manière adaptée au réel besoin

Selon diverses études citées lors de la Journée de l’industrialisation du développement logiciel, 56 % des défauts de qualité logiciels ont pour origine les besoins, 45 % des fonctions développées ne sont jamais utilisées et plus de 20 % des développements n’ont aucun rapport avec la valeur ajoutée business.

A l’évidence, une difficulté majeure de l’informatique consiste à connaître le réel besoin client. En effet, recueillir et formaliser un besoin est un exercice difficile. Il faut d’abord comprendre ce dont l’utilisateur a réellement besoin : comment le faire parler, dialoguer avec lui ? Il faut ensuite reformuler ce besoin, de manière à ce qu’il soit compris et utilisé par un informaticien. Cet exercice a été trop souvent mené sans démarche spécifique, avec les moyens du bord.

Au coeur du LEAN : la notion de gaspillage

En quoi le LEAN peut-il améliorer le cadrage d’un projet informatique? Pour le comprendre, il faut revenir à l’un des fondements du LEAN : la lutte contre les gaspillages, qui sont autant de gisement de productivité. Ceux qui connaissent l’informatique savent que sans démarche spécifique, le recueil et la formalisation des besoins peuvent s’avérer extrêmement longs et coûteux, souvent inefficaces.

Nous avons identifié des gaspillages "classiques" : le recueil de "faux" besoins, les retards de validation des documents, l’attente de résultats intermédiaires, la récupération d’informations dépassant le cadre du besoin, la multiplication des documents, la vérification en double ou en triple du besoin, les allers retours pour compléter et valider les documents, la multiplication des réunions impliquant les mêmes acteurs, la mauvaise retranscription d’un besoin exprimé, l’expression d’une solution au lieu d’un besoin...

Trop souvent jugés inoffensifs, ces gaspillages augmentent les coûts et les délais d’étude. Plus grave encore, en empêchant l’émergence du réel besoin, ils conduisent l’entreprise à prendre de mauvaises décisions d’investissement.

Le LEAN : une lutte efficace contre le gaspillage

Nombre d’entreprises ont décidé d’adopter une démarche LEAN. Elles ont "révolutionné" leurs pratiques de recueil et de formalisation du besoin. La description "littéraire" du besoin tend à disparaître au profit d’une approche structurée autour d’éléments clés : le référentiel des exigences, le modèle de données, les critères d’acceptation, les user stories et les use cases.

Pour formaliser les exigences, le travail en groupe est privilégié : organisation de sessions (workshop) avec toutes les parties prenantes (utilisateurs, développeurs, exploitants, responsables sécurité/sûreté, architectes…). Les utilisateurs expriment leurs besoins sous la forme de "user story" (en tant que "profil", j’ai besoin de telle fonction/donnée, afin de réaliser telle tâche) et définissent leurs critères d’acceptation de la future solution.

Les travaux sont orientés pour identifier les véritables données utiles. Des matrices de priorisation des exigences sont utilisées pour mettre en évidence les besoins "must have" et ceux qui généreront une forte satisfaction utilisateurs. Enfin, un management visuel est mis en oeuvre, afin de faciliter le travail en équipe, la prise de conscience individuelle et collective, les arbitrages et les validations.

Le LEAN IT : une nouvelle manière de pratiquer l’informatique

L’application de ces pratiques va éliminer la quasi-totalité des gaspillages évoqués ci-avant et permettre de gagner en efficacité : réduction des coûts / délais, facilitation des choix / arbitrages, préparation des tests /recettes.

Ces gains sont indéniables et sont recherchés en priorité par les managers. Pourtant, il ne faut pas oublier que la démarche LEAN consiste avant tout à mettre en oeuvre une logique d’amélioration continue, une démarche d’apprentissage permanente, qui vise à développer l’autonomie des collaborateurs, leur capacité à travailler en équipe et à s’auto-organiser.

Ces principes ont en effet l’avantage de faire monter en compétences les équipes Métiers et SI sur la maîtrise de leur système d’information : connaissance des métiers, des données, de l’ergonomie, de la sécurité.

Christophe Coupé, Senior Manager, et Olivier Feingold, Partner chez Vinci Consulting

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