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Le management des contrats d’intégration informatique : une bonne résolution pour 2019

Cette semaine, Pascal Agosti, du cabinet d'avocat Caprioli & Associés, fait le point sur la rédaction ou la négociation des contrats informatiques, une exigence juridique centrale pour les entreprises.

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Le management des contrats d’intégration informatique : une bonne résolution pour 2019
Le management des contrats d’intégration informatique : une bonne résolution pour 2019 © Fotolia

La rédaction ou la négociation des contrats informatiques constitue désormais une exigence juridique centrale pour les entreprises qui peut, si elle n’est pas maîtrisée, entraîner des tensions contractuelles avec des prestataires informatiques comme les éditeurs logiciels ou à des litiges dont la fréquence tend à se multiplier ces dernières années. Cette chronique, la première de l’année 2019, est l’occasion de se pencher sur une catégorie particulière de contrats informatiques : les contrats d’intégration. 

 

Que sont les contrats d’intégration ?

On parle souvent des contrats d’intégration informatique lorsque l’on veut mettre en place un ERP (Enterprise Resource Planning), un CRM (Customer Relationship Management) ou SCM (Supply Chain Management) dans le Système d’information d’une entreprise. Pourtant, il ne s’agit pas d’une catégorie juridique de contrat à proprement parler.


La réalisation et la mise en œuvre de prestations d’intégration nécessitent en réalité l’association de différentes prestations : la concession de licence permettant l’utilisation d’un progiciel et des prestations de service (paramétrage, développement, etc.).


D'autres montages contractuels peuvent être envisagés ayant toujours pour finalité l'intégration. Il en est ainsi :

  • d'un contrat de licence couplé à un contrat d'assistance afin de permettre le paramétrage du produit et les développements nécessaires (le client exécute – l'intégrateur l'assiste) ;
  • d'un contrat de licence couplé à un contrat d'intégration, qui pourront également être précédés d'un contrat d'étude (l'intégrateur exécute – le client participe).

 

L’obligation de collaboration au cœur du contrat d’intégration

Ces progiciels étant au cœur du système d'information du client, les prestations d’intégration seront suivies par les directions fonctionnelles (DAF, Direction des achats, Direction des systèmes d'information) et leurs collaborateurs clés (« Key Users »). Cette mission est souvent coordonnée par la Direction générale, à tout le moins impliquée par le biais des comités stratégiques.

 

La mise en place d'un progiciel intégré suppose donc une collaboration très étroite entre le client et le prestataire. Les participations aux Ateliers (disponibilités et compétences des intervenants), ainsi que la mise en place d'un plan de conduite du changement approprié autour d’une matrice RACI pour le projet informatique sont une condition sine qua none de succès.

 

Les différentes étapes du contrat d’intégration

La mise en œuvre d’un contrat d’intégration nécessite le respect des étapes suivantes :

  1. Etude préalable – audit de l'existant et détermination des besoins ;
  2. Formation des key users aux fonctionnalités du produit ;
  3. Analyse des besoins ou procédures existantes du client. Cette étape donne lieu à l'établissement d'un document de synthèse où figureront les écarts avec les fonctionnalités du progiciel.

A l’issue de cette étape préliminaire, le client pourra :

  • soit, retenir les fonctionnalités standard proposées par le progiciel et alors il devra adapter ses procédures internes, nécessitant ainsi une adhésion des utilisateurs aux nouvelles procédures, ce qui peut être compliqué ;
  • soit, ne pas changer ses procédures internes et alors demander des développements spécifiques pour combler ces écarts ; ce qui va nécessiter d'augmenter le budget initial du projet et ensuite de gérer la maintenance d'une manière adaptée.

Cette phase « d'arbitrage » est essentielle car elle permet de recadrer le projet mais elle met fréquemment en exergue que les budgets initiaux seront rapidement dépassés. En outre, souvent des difficultés font jour lors de la mise en œuvre du Projet.

 

Des jurisprudences récentes concernant l’intégration informatique

Une société cliente se prévalait de l’exception d’inexécution pour suspendre le paiement des factures exigées par l’intégrateur, en fondant son refus sur l’absence de délivrance conforme du progiciel. Le client estimait que l’obligation de délivrance conforme du prestataire était de résultat. Il reprochait en outre au prestataire d’avoir facturé des prestations de maintenance et de formations qui ne pouvaient avoir lieu avant le déploiement intégral de la solution prévue au contrat. Dans un arrêt du 27 septembre 2018, la Cour d’appel de Lyon condamne le client au paiement des factures en décidant que l’obligation de délivrance conforme du progiciel est une obligation de moyens renforcée, « compte tenu de l’aléa technique inhérent à la matière [informatique] » et du rôle important joué par le client. Sur ce point, les juges lyonnais imposent une obligation de collaboration active du client dans la définition de ses besoins et lors de l’exécution du contrat. Implicitement, cette décision suggère au client d’auditer les travaux d’intégration très en amont du contentieux. En dehors de l’expertise, l’audit du projet d’intégration constitue le seul document probatoire permettant de caractériser l’absence de conformité de la solution et les dysfonctionnements subséquents. L’audit des travaux d’intégration sécurise la conduite du projet pour le client et permet d’anticiper la survenance d’un contentieux.

 

Dans une autre espèce (Cour d’Appel de Paris, 28 septembre 2018), une société spécialisée dans le marketing digital a fait appel à un intégrateur tiers afin de réaliser la migration vers une version ultérieure d’un progiciel standard en 2013. Mais en 2015, lors d’un audit réalisé par l’éditeur chez le client, il est apparu que ce n’était pas la version standard du logiciel qui avait été installée lors de la migration mais une version « entreprise » du logiciel. Le rapport d’audit exigeait encore la régularisation par l’acquisition de licences dites « entreprises » et des frais de support pour la période d’utilisation du logiciel sans licences. L’intégrateur propose au licencié de modifier son architecture informatique tout en conservant les 35 licences « standard » acquises afin de régulariser la situation. Le client refuse et accepte l’offre de régularisation de l’éditeur pour un montant total de 147.060,47 € HT. Il a demandé ensuite le remboursement des sommes payées à l’intégrateur qui s’y oppose.

 

Le client assigne alors l’intégrateur en paiement de dommages et intérêts devant le tribunal de commerce de Paris, lequel a débouté le licencié de toutes ses demandes au motif que la non-conformité n’avait pas empêché le fonctionnement normal du progiciel, cette dernière n’ayant été révélée aux parties que 18 mois plus tard lors d’un audit. En l’absence de réserve, le licencié était réputé avoir accepté les prestations effectuées, conformément aux dispositions du contrat.

 

Mais la Cour d’Appel de Paris infirme ce jugement en indiquant : « la réception sans réserve de la chose vendue ne couvrant que les défauts apparents de non-conformité, l'appelant établit que l'installation des Licences Entreprise le 15 avril 2013, l'usage qui en est suivi, ne peuvent valoir acceptation tacite ou implicite des licences installées à défaut de réserves dès lors que [le client] ignorait la non-conformité ou l'erreur révélée par le pré-rapport du 20 janvier 2015, l'usage continu des licences installées ne présentant pas le caractère non-équivoque d'une acceptation ». Elle fait donc droit à la demande de réparation du client justifiant d’une faute, d’un préjudice de 283.440,38 euros et d’un lien de causalité.

 

De plus, la clause limitative de responsabilité figurant dans les Conditions générales de services a été écartée par les juges en raison de l’inopposabilité de ce document non signé par les parties. Ce dernier point est important au vu de la pratique actuelle qui noie les clients sous différents documents qui ne sont incorporés que par référence dans un ensemble contractuel déjà fort diffus, voire confus.

 

On peut remarquer à quel point la jurisprudence en la matière foisonne désormais… Le management des contrats informatiques est plus que jamais requis dans toutes les entreprises tant vis-à-vis du contexte législatif, réglementaire et technologique mouvant que de ces jurisprudences.

 

Pascal AGOSTI, Avocat associé

Docteur en droit, Membre de JURISDEFI

 

Les avis d'experts sont publiés sous la seule responsabilité de leurs auteurs et n'engagent en rien la rédaction de L'Usine Digitale.

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