Les meilleures pratiques de Digital RH... ne sont pas celles qu'on croit

C’est la petite musique du moment : la transformation digitale n’est pas une question technique mais managériale, où les ressources humaines ont un rôle à jouer. Pourtant, entre les RH et la technique, "c’est compliqué" comme on dit sur Facebook pour parler d’une relation amoureuse. Incompréhensions, peur de perdre la main au profit du DSI, mauvais souvenirs liés aux progiciels d’hier, à tel point que pour maints DRH "la feuille Excel reste encore le top du top de la technologie", s’amuse un consultant discret. Pour commencer en douceur, quatre exemples d’entreprises qui ont franchi le pas, pour que numérisation des RH rime avec amélioration du service rendu.

1. Cartographiez vos talents comme chez Orange

Un nouveau service à lancer ? Une nouvelle implantation à ouvrir à l’étranger ? Comment savoir si les compétences requises existent en interne ? Traditionnellement, il faut soit dépouiller les évaluations internes, les dossiers ou les revues de personnel, soit foncer sur les réseaux sociaux professionnels ! Sauf que tous ces outils reposent sur une information froide et incomplète, souvent déclarée par le salarié lui-même. C’est en étant confrontée à de telles questions que la direction des ressources humaines d’Orange a eu l’idée de lancer "Mes compétences", un outil développé en interne, qui zappe les managers de proximité (pas toujours prêts à laisser partir les meilleurs éléments), pour aller plus vite.

C’est Sonia Bonnet, la directrice anticipation des compétences du groupe, qui l’a imaginé. Fini le temps de latence entre le temps de recueil des données et celui de leur utilisation. Désormais, c’est en temps réel qu’elles arrivent à la DRH, via des enquêtes sur smartphone, où les salariés inscrits peuvent répondre à un questionnaire très rapide. En quatre questions bien choisies, il est possible de définir auquel des huit profils existants (définis à chaque fois), le salarié appartient. Quelque 5 000 salariés d’Orange ont répondu à la première enquête sur le big data et 8 000 à une seconde demande autour du métier de négociateur pour les relations sociales. Et "93 % des salariés disent vouloir être contactés de cette façon. Ils sont intéressés par ce renversement de situation", observe Sonia Bonnet.

2. Soigner sa marque employeur sur les réseaux

Pour les compétences manquantes en interne, la DRH doit aussi savoir attirer les talents. Et le meilleur moyen est encore de soigner sa marque employeur. Un défi à l’heure du numérique qu’a relevé Atos, qui multiplie les interventions sur les réseaux sociaux, pour mieux se faire connaître et susciter les vocations. Une démarche indispensable quand on prévoit de recruter 1 500 jeunes qualifiés en 2015 sur un marché occupé par des marques séduisantes comme Google, Microsoft ou Facebook.

Le but poursuivi est de "créer une conversation avec nos cibles de recrutement", explique Jean-Michel Estrade, le DRH France de l’entreprise. Pour cela, il a développé une présence sur plusieurs types de réseaux : Facebook, Twitter, les professionnels Viadeo ou Linkedin. Mais aussi des réseaux plus juniors, comme Jobteaser ou Yupeek, où il propose aux étudiants ou aux jeunes en recherche d’emplois des rendez-vous réguliers, quatre jours par semaine, avec à chaque fois des contenus différents. Car il n’est pas question "de répéter le même message tous les jours, cela risquerait de lasser le public", précise le DRH. En moyenne, chaque vidéo ou posts publiés attire un public de 500 personnes.

3. Former ses salariés à LinkedIn

S’il reste un outil personnel pour les salariés, le réseau professionnel LinkedIn (364?millions d’utilisateurs dans le monde, dont 10?millions en France) peut aussi devenir une caisse de résonance importante pour les sociétés qui cherchent à renforcer leur image de marque, la confiance que leur accordent leurs clients, et in fine contribuer à booster leur business. "En 2014, la Société générale par exemple employait en France 60 000 collaborateurs environ. En avril, un tiers avait un profil sur LinkedIn", souligne Pascal Faucon, PDG de CFP Talent, société qui aide les entreprises à utiliser les réseaux sociaux professionnels pour recruter et trouver de nouveaux clients. Car la force de frappe de LinkedIn est non négligeable : chaque collaborateur a souvent entre 100 et 1 000 contacts, qui peuvent eux-mêmes partager les contenus postés par un salarié à leur propre réseau…

Les entreprises ont donc tout intérêt à former leurs employés à l’utilisation du réseau social, pour qu’ils ne commettent pas d’erreurs : LinkedIn est un réseau personnel mais la communication diffusée est professionnelle. "Cette communication sans auto contrôle peut constituer un risque, prévient Pascal Faucon. Les sociétés doivent apprendre à leurs collaborateurs à ne pas diffuser d’informations confidentielles. " Et ces formations doivent être mises en place à tous les niveaux de l’échelle hiérarchique. Bien utiliser LinkedIn est aussi important pour le top management. Le patron de Renault-Nissan, Carlos Ghosn, l’a très bien compris. Il publie un article par mois sur la plate-forme pour partager sa vision et ses valeurs avec ses équipes, les partenaires du groupe, les politiques… Il a fait de LinkedIn une véritable caisse de résonance de ses idées diffusées à ses… 540 000 contacts !

4. Dématérialiser la paie à la demande

À l’ère digitale, il est tentant de dématérialiser les bulletins de paie. Mais la méfiance demeure du côté des salariés. Schneider Electric a mis en place un accompagnement du changement avec une population pilote et un espace spécial sur l’intranet. Et depuis le lancement en octobre 2013, un tiers des salariés français (expatriés compris) a choisi le bulletin de salaire électronique. Compte tenu des différences de coût et des enjeux du développement durable, les entreprises ont tout intérêt à accélérer la transition.

Ainsi, chez Bouygues Telecom, la part de salariés y ayant souscrit a passé le palier des 85 % en septembre 2013 et se maintient depuis à ce haut niveau. Comment ? L’opérateur est passé du opt in (démarche volontaire du salarié pour obtenir la version électronique) à l’opt out (c’est devenu le choix par défaut et il faut faire une démarche pour avoir la version papier). De façon amusante, parmi les rétifs au numérique, on trouverait des informaticiens et des programmeurs !