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Michel et Augustin, une PME qui fait le pari du cloud pour ses outils de communication et collaboration

mis à jour le 07 octobre 2017 à 13H31
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Cas d'école Pour homogénéiser ses outils de communication et collaboration et gagner en flexibilité, la PME agroalimentaire Michel et Augustin est passée à une solution dans le cloud. Les commerciaux accèdent plus facilement aux données où qu'ils se trouvent et en toute sécurité.

Michel et Augustin fait le pari du cloud pour ses outils de communication et collaboration
Michel et Augustin, une PME qui fait le pari du cloud pour ses outils de communication et collaboration © Michel et Augustin

Michel et Augustin est l’exemple type de PME ayant fait le pari du cloud pour disposer d’outils modernes de communication et collaboration, sans s’encombrer d’une infrastructure coûteuse en mise en œuvre et maintenance. Depuis août 2016, cette petite entreprise agroalimentaire (soutenue par Danone), qui compte 110 personnes dans le monde, dont 90 en France, et affiche un chiffre d’affaires d’une cinquantaine de millions d’euros en 2016, s’appuie sur Office 365, la solution de communication et collaboration dans le cloud de Microsoft. Partout dans le monde, ses collaborateurs, qu’ils soient itinérants ou sédentaires, en France, aux Etats-Unis, au Royaume-Uni, en Suisse ou en Belgique, disposent des mêmes outils pour communiquer, partager des fichiers, accéder à leurs données ou échanger des bonnes pratiques.

 

Passer de mode start-up à celui de PME

« Nous voulions passer d’un mode de start-up à celui de PME », confie à L'Usine Digitale Damien Marty, responsable informatique de l’entreprise, embauché en avril 2016 pour structurer la fonction informatique assurée jusqu’alors directement par la direction financière. Michel et Augustin n’a pas de téléphone fixe traditionnel. Elle utilise pour les communications vocales Voice 365, le service cloud de l’outil « Skype for business » de l’opérateur IP Directions. Ce service, qui offre l’avantage de maîtriser les coûts de téléphonie tout en fédérant l’ensemble des outils de communication audio, messagerie instantanée ou vidéoconférence, est conservé.

 

Michel et Augustin a fait un grand pas dans sa transformation en se dotant de l’ERP Copilote, le progiciel de gestion dédié aux entreprises de l’agroalimentaire de l’éditeur français Infologic. Elle utilise également des services de logiciel à la demande (SaaS pour software as a service) comme celui de Lucca pour la gestion des ressources humaines ou celui d'Easyware pour la gestion de la relation client. L'adoption d'Office 365 s'inscrit dans le prolongement de cet engagement envers le cloud.

Pour la gestion des postes de travail et l’hébergement des serveurs, la PME s’appuyait sur un infogéreur, dont Damien Marty refuse d’indiquer le nom, car la société était insatisfaite de ses services. «Il y a avait de gros problèmes d’instabilité sur les postes de travail, se plaint-il. A mon arrivée dans l’entreprise, un appel d’offres était en stand-by pour changer de prestataire. L’objectif étant de trouver un partenaire capable de résoudre ce problème d’instabilité et de nous accompagner dans la refonte de notre infrastructure puis dans la mise en place de nouveaux outils de communication et de collaboration. »

 

Google écarté

L’infogéreur en question pourrait être Xelya, un prestataire dédié aux PME et petites structures. A l’issue de l’appel d’offre, l’entreprise a retenu le prestataire Activium Information Design. Pour la refonte des outils de communication et collaboration, le choix s’est d’emblée porté sur le cloud. « Nous voulions homogénéiser notre parc en donnant à tous les collaborateurs, partout dans le monde, les mêmes outils de communication et de collaboration, justifie Damien Marty.  Nous cherchions aussi à gagner en flexibilité tout en maîtrisant au mieux les coûts. Avec le cloud, nous pouvons ajouter ou supprimer très vite des comptes utilisateurs. »

 

Deux principales solutions étaient sur la table : Office 365 de Microsoft et G Suite de Google. « Nous avons immédiatement privilégié Office 365 pour deux raisons, explique le responsable informatique. Nous voulions éviter de bousculer les habitudes des collaborateurs en leur proposant une solution en continuité avec la messagerie de Microsoft qu’ils utilisaient. Nous cherchions aussi une solution plus complète que celle de Google. Si nous avions choisi G Suite, nous aurions été obligés de prendre quand même certaines briques de Microsoft. »

 

Sécurité des données

La solution déployée comprend la messagerie Outlook, la bureautique (traitement de texte Word, tableur Excel…), le téléphone Skype for Business, le partage de fichier Sharepoint, la sauvegarde de données en ligne OneDrive et le réseau social d’entreprise Yammer. « La messagerie est la clé de voûte de cette solution, explique Damien Marty. Mais le gain est important dans le partage de fichiers. Avec Sharepoint et OnDrive, les collaborateurs peuvent s’échanger des fichiers et accéder à leur données où qu’ils soient dans le monde. Et nous gagnons en sécurité puisque les données des postes de travail sont également sauvegardées sur le cloud. »

 

Le gain bénéficie tout particulièrement aux 30 commerciaux itinérants. Ils n’avaient pas accès au service de téléphonie « Skype for business ». Ils l’ont maintenant. Et depuis leurs mobiles, ils ont accès à l’ensemble des services Office 365 souscrits. « Auparavant, ils devaient passer par le VPN pour accéder aux données, rappelle Damien Marty. C’était long et contraignant. Du coup, ils contournaient le système en stockant tout sur leurs postes de travail, ce qui était mauvais du point de vue de la sécurité. Avec Sharepoint, le problème disparait. Et maintenant, nous pouvons ajouter ou enlever des comptes utilisateurs au gré des besoin en moins d’une heure.»

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