MutualiTIC, le bouquet de services Cogitis pour faciliter "l’acculturation numérique" des petites communes

Le syndicat mixte Cogitis a profité de la "Semaine de l’Innovation Publique" mise en avant par l’Etat pour lancer sa plateforme numérique mutualisée d’e-administration, MutualiTIC. Ce bouquet "totalement modulable, à la carte", assure le directeur Richard Moro, propose en mode cloud 8 services numériques, classés en trois grandes familles : communication, collaboration et dématérialisation. "MutualiTIC vise les petites communes et les intercommunalités recherchant des solutions clés en main. Tout ce qui est complexe, l’hébergement, la sécurité, l’assistance, c’est Cogitis qui s’en occupe."

Communication, collaboration et dématérialisation
Spécialiste du secteur depuis 18 ans - son métier principal est l’infogérance des systèmes d’information de ses membres, principalement des conseils départementaux* -, le syndicat mixte a fait le tour des besoins des petits communes et intercommunalités pour construire les briques de la plateforme (qu’il héberge). Côté communication, MutualiTIC propose un site Internet "prêt à l’emploi" et un site extranet collaboratif.

Les solutions de collaboration comprennent du cloud privé (accessible en mobilité), et un agenda partagé et e-messagerie (testé et utilisé par les agents de Cogitis). La panoplie de la dématérialisation contient la gestion unifiée du courrier, le parapheur électronique, la convocation électronique des élus et la gestion électronique des documents. "Les élus ont souvent plusieurs mandats et attendent particulièrement la gestion unifiée du courrier et l’agenda partagé", souligne Véronique Brives, responsable de l’offre MutualiTIC. La solution de gestion unifiée du courrier répond au tout nouveau droit des citoyens de saisir les collectivités par voie électronique (SVE), obligatoire depuis le 7 novembre 2016. "Cela impose de facto aux collectivités de se doter d’une adresse de messagerie dédiée avec un circuit de traitement adapté." Le site web de démonstration de la commune (imaginaire) de Valfortain comprend un formulaire de contact fléché vers une seule adresse.

Des coûts maîtrisés grâce au libre

Pour limiter les coûts, la plateforme MutualiTIC comprend des composants « libres », comme wordpress pour le site Internet, formaté après que Cogitis a étudié 300 sites de collectivités. Cogitis a aussi collaboré avec un autre Montpelliérain, Adullact (Association de développeurs et utilisateurs de logiciels libres pour le secteur public). Le coût des outils MutualiTIC pour les non-adhérents Cogitis se décompose en frais de mise en service (installation, paramétrage et formation) de 2 150 à 3 500 euros selon la solution et en abonnement de 50 à 100 euros mensuels par outil. "On s’est volontairement positionnés sur des coûts très maîtrisés, adaptés aux budgets des petites communes, afin qu’elles s’acculturent au numérique", intervient Richard Moro. La formule comprend l’assistance par le centre d’appel Cogitis, qui intervient habituellement pour les adhérents.

Cogitis table sur l’adoption de sa plateforme, via des conventions de trois ans, par "au moins 25 collectivités la première année". L’opérateur public va créer un club d’utilisateurs pour faire évoluer MutualiTIC, qui devrait s’enrichir à l’avenir de solutions d’archivage numérique et donner accès au système de facturation électronique de l’Etat, le portail Chorus.

* conseils départementaux (Aude, Cantal, Hérault et Jura), Entente Interdépartementale pour la Démoustication (EID) du littoral méditerranéen, Centre de gestion de la fonction publique de l'Hérault et les pompiers de l'Hérault et du Jura.

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