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Ne laissez plus trainer vos dark data, sécurisez-les et exploitez-les !

Données non structurées, non sécurisées et dispersées, les dark data sont pourtant une manne d’information pour les entreprises. David Darmon, directeur général France & Benelux de Ctera networks, une entreprise spécialisée dans le stokage des données dans le cloud et leur protection, explique comment reprendre en main ces données pour ne pas en perdre totalement le contrôle, ou se faire pirater des informations.
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Ne laissez plus trainer vos dark data, sécurisez-les et exploitez-les !
Ne laissez plus trainer vos dark data, sécurisez-les et exploitez-les ! © DR.

Après le big data, le dark data. Gartner définit ce phénomène comme "les données qui échappent à l’organisation de l’entreprise : ce qui n’est pas répertorié par l’entreprise mais par les salariés eux-mêmes qui ‘cachent’ ces données volontairement ou involontairement".  Non structurées, non sécurisées, dispersées sur des serveurs publics et donc inexploitées, les dark data représenteraient, selon International data corporation (IDC), 90% des données des entreprises. Elles sont une mine d’informations.

Prenons l’exemple d’une entreprise avec des centaines de bureaux à distance à travers le monde. Bien que certaines données soient centralisées, beaucoup plus de données résident dans les serveurs de fichiers locaux qui ne sont accessibles que localement. La connaissance de ses données pourrait fournir un moyen de gérer l'entreprise de manière plus efficace, éviter la duplication des efforts, et mieux comprendre les tendances du marché.

priver l'entreprise d'informations clef

Imaginez qu'une société pharmaceutique conserve localement toutes sortes de données liées à la fabrication (procédures, rapports) sur chaque site. L’analyse de ces données permet à la fois de fournir des indications importantes sur les pratiques de fabrication, d’éviter de multiplier des actions et d’anticiper les problèmes avant qu'ils ne deviennent majeurs. Cette technique vient compléter le processus de partage de données déjà en place dans l’entreprise.

Autre exemple. Aujourd’hui, les collaborateurs ont de plus en plus tendance à utiliser leurs terminaux personnels dans leur vie professionnelle et à se rabattre sur des plates-formes grand public, type Amazon, Dropbox, iCloud ou autres, pour stocker leurs informations. Des comportements pratiqués par des collaborateurs qui n’ont aucunement la volonté de nuire à leur employeur mais qui, par souci de rapidité ou parce qu’ils n’ont pas trouvé au sein de l’entreprise des outils adaptés à leurs besoins, préfèrent se tourner vers des outils grand public qu’ils maîtrisent parfaitement bien.

Toutefois, en adoptant ce type de comportement, ils privent l’entreprise de sources d’informations et la mettent en danger en stockant des données sur des plates-formes qui n’ont pas le degré de sécurité requis pour des professionnels. Pour preuve : la récente affaire des photos de certaines stars diffusées sur le net alors qu’elles n’avaient aucune vocation à être publiques.

Mise en place d’un plan dark data

Au regard de ces deux exemples, il est clair qu’une entreprise a l’absolue nécessité de mettre en œuvre une politique de structuration, de sécurité et de stockage de ces "données des ténèbres", afin de les exploiter. Dans cette stratégie, la première étape consiste à faire un état des lieux des serveurs et des données stockées. Il est par exemple courant de voir des données qui n’ont aucun intérêt pour le business de l’entreprise être sauvegardées en plusieurs exemplaires dans le Cloud ou sur un serveur central. Ainsi en moyenne, 1/3 des données stockées par les entreprises n’ont aucune pertinence pour leur activité, mais elles deviennent une source de coût non négligeable.

Inversement, certaines données cruciales ne sont pas dupliquées et sont stockées sur des serveurs locaux. Elles sont alors inexploitables au niveau du groupe, ce qui est dommageable. D’où l’importance de mettre en œuvre une architecture cohérente, sécurisée et un processus de gestion de ces dark data afin de les rendre visibles et exploitables. Les entreprises doivent reprendre la main pour mettre en œuvre ces bonnes pratiques.

Tous concernés par les dark data

Dans cette démarche de gestion des dark data, tout le monde est concerné. La direction générale et toutes les directions métiers doivent prendre part à cette stratégie. Chacune doit insuffler à ses collaborateurs des comportements plus responsables vis-à-vis de la donnée. Elles doivent les inciter à les archiver et à les stocker selon un processus défini par l’entreprise afin de les rendre accessibles et exploitables.

Pour cela tout collaborateur doit être sensibilisé à l’importance de la valeur de la donnée pour le business de l’entreprise. Cette prise de conscience se fera d’autant plus facilement que le processus de gestion mis en place sera simple d’utilisation. En revanche, développer des solutions compliquées à mettre en œuvre et à utiliser aura tendance à inciter les utilisateurs à adopter un comportement individualiste de la gestion de la donnée et à en faire des dark data. 

Éradiquer les dark data grâce à une charte d’entreprise adaptée

A l’instar des chartes Internet présentes dans de nombreuses entreprises, une charte sur ces dark data peut être pertinente. Elle précisera le processus de gestion et les conséquences encourues par  un salarié si celui-ci ne se plie pas à cette démarche. Aujourd’hui les entreprises se doivent de reprendre le contrôle de toutes leurs données professionnelles pour en tirer la substantifique moelle, socle indispensable au développement de leur business.

David Darmon, directeur général France & Benelux de Ctera networks 

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