Pas besoin d'un toboggan au bureau pour rendre les gens heureux (et productifs) au travail

"Vous ne pouvez pas rendre les travailleurs du savoir plus productifs. La seule façon de permettre à ces personnes d’en faire plus est de les rendre relativement heureux" disait, il y a peu, Phil Libin, l’ancien PDG d’Evernote. La productivité serait-elle donc une vaine quête ? Quant au bonheur au travail, il semble tout aussi difficile à dénicher si on l’en croit les études récentes et notamment celle de Gallup qui annonce que 87% des employés dans le monde se sentent démotivés. Un désengagement auquel il va falloir remédier si l’on ne veut pas décevoir la génération d’étudiants français en passe de rejoindre les entreprises : pour 73% d’entre eux, le premier critère de leur future efficacité sera de rejoindre une équipe soudée et motivante.

Le syndrome de la productivité par la tablette

Des gadgets "cool", c’est bien. Quand ils permettent d’être plus productif, c’est mieux. L’arrivée de nouveaux appareils et services (Microsoft Surface Pro, Windows 10, iPad Pro) suscite partout de grandes espérances dès lors qu’il est question d’augmenter la productivité des travailleurs dans des secteurs d’activité divers et variés.

Si l’on prend l’exemple de l’iPad Pro, il permet d’éditer des documents, d’envoyer des courriers électroniques, de surfer sur Internet ainsi que de rester en contact avec des collègues. Petit inconvénient : l’iPad Pro coûte pratiquement aussi cher qu’un MacBook, sans compter le stylet et le clavier. Steve Jobs doit se retourner dans sa tombe. Quant à la productivité : on cherche encore en quoi le Pencil et le Smart Keyboard d’Apple permettent de l’augmenter. Ils n’ont rien d’inutile cela dit puisqu’ils nous amènent à nous repencher sur ce que les économistes appellent le paradoxe de la productivité.

Pour mémoire, le paradoxe de la productivité peut se définir comme la contradiction apparente entre d’une part les investissements dans la technologie de l’information et d’autre part l’absence d’augmentation de la productivité. Un phénomène que l’on peut constater en opposant les sommes dépensées par l’Etat et les entreprises dans ces technologies de l’information et les statistiques de l’Insee en termes de productivité nationale ou de croissance économique. Comme le résumait Robert Solow, qui a popularisé ce concept, "les ordinateurs sont partout, sauf dans les statistiques de productivité".

Patience et longueur de temps ?

D’autres, moins sarcastiques et plus schumpétériens, en appelleront aux cycles de Kondratiev de la productivité, selon lequel tout investissement entraîne un certain ralentissement, avant d’enchaîner avec une période de récession qui précède un retour à la croissance. Ces cycles, ponctués de vagues générées par l’innovation, sont de longue durée, ce qui pourrait expliquer que les investissements informatiques importants réalisés notamment depuis l’explosion du cloud et autre Big Data ne se traduisent pas encore en gains systématiques de productivité.

Faut-il pour autant renoncer à la transformation digitale, si populaire en ce moment ? Assurément non : elle est impérative même si elle n’est bien sûr pas une panacée. De toute façon, à en croire le cabinet Gartner, les dépenses informatiques devraient être en hausse de 1,3% par rapport à l’année précédente, pour atteindre 3 660 milliards de dollars investis au niveau mondial. Le (bon) choix est fait.

Investir aussi pour avoir le bonheur de produire

La patience n’étant pas une qualité universelle, notamment au sein des conseils d’administration, il existe des pistes qui peuvent rasséréner ces derniers et mener les entreprises à voir de façon plus immédiate la productivité de leurs employés augmenter. En voici 7 qui constituent une liste non exhaustive :

- Mettre un terme à l’infobésité. D’après McKinsey, l’avalanche de mails nous amène à consacrer 30% de notre temps de travail au traitement de ceux-ci – dont au moins la moitié représente une perte de temps. Qui plus est, tous les 18 mois, la quantité d’informations reçues double de volume. Faire le tri parmi toutes ces données prend un temps considérable, qui pourrait être réduit avec des méthodes d’échange et de communication plus adaptées.

- Travailler dans un flux continu. En moyenne, un employé est capable de rester concentré au maximum pendant 52 minutes d’affilée, et perd ensuite rapidement sa concentration. Prendre une pause de 17 minutes fait alors des merveilles. Il faut éviter toute distraction potentielle pendant ce flux : désactiver toutes les notifications des courriers électroniques, SMS, conversations instantanées, etc. ; ne consulter sa boite mail que deux fois par jour (et non plus en continu).

- Privilégier le travail à distance. Les télétravailleurs sont en moyenne 20 à 55% plus productifs que les travailleurs traditionnels qui restent au bureau toute la journée. Donner un smartphone à tout le monde permet d’augmenter la productivité de deux à trois heures par jour. Qui plus est, travailler de chez soi permet d’économiser de l’argent et du temps récupéré sur le trajet maison-travail, ce qui n’est pas négligeable. En France, ça représente en moyenne 300€ d’économies et 85h de temps libre en travaillant à distance 2 jours / semaine.

- Éviter les distractions pendant le travail. La productivité est le moteur de la croissance économique, mais des incidents se produisent quotidiennement et certaines personnes enrayent ce moteur. Les employés perdent en moyenne deux heures par jour à cause de ces distractions.

- Rester concentré sur son objectif. Les employés consacrent en moyenne 40% de leur temps de travail à des tâches pour lesquelles ils n’ont pas été initialement embauchés.

- Se réunir de manière efficace. Chaque mois, environ 31 heures sont perdues lors de réunions improductives. Se réunir est une profession à part. Pourquoi les réunions durent-elles de manière standard une ou deux heure(s), et non 23 minutes ou 1 heure et 48 minutes ?

- Le principe de Pareto s’applique également au bureau : seuls 20% du travail génèrent 80% des résultats.

En gardant en tête ces informations, les entreprises et leurs collaborateurs seront en mesure d’accroître leur productivité mais également les conditions de travail. Ce dernier deviendra plus facilement compréhensible et dès lors plus motivant… Sans qu’il soit pour autant nécessaire d’installer un toboggan dans tous les locaux des entreprises. Rappelons que ce type d’aménagement relève au mieux de la culture d’entreprise et au pire d’un exercice de communication. Mais en aucun cas de la productivité ou de la motivation. Il en va de même avec le stylet d’Apple.

Par Emmanuel Schupp, Country Manager France de Citrix

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