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Recours aux tiers archiveurs pour les archives publiques : mode d'emploi

Tribune Dans une nouvelle note du 4 avril 2022, le service interministériel des archives de France (SIAF) tente d’expliciter les modalités de l’externalisation de la conservation des archives publiques auprès d’un tiers archiveur. Les conditions du recours à ce mode d’archivage s’en trouvent effectivement clarifiées. Mais l’application des principes posés demeure délicate à bien des égards. Cette chronique du cabinet Caprioli & Associés a pour objectif d’en fixer les contours.
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Recours aux tiers archiveurs pour les archives publiques : mode d'emploi
Recours aux tiers archiveurs pour les archives publiques : mode d'emploi © Andrea Piacquadio/Pexels

LA PROBLÉMATIQUE DE L'ARCHIVAGE DANS LA SPHÈRE PUBLIQUE

Quelle que soit l’activité d’une entité, les documents et données qu’elle traite, leur support, leur utilisation, leur tri, leur gestion, leur utilité dans le temps, … renvoient à la question de leur conservation. Cette problématique est multidimensionnelle. Elle concerne les services détenteurs et utilisateurs des documents et données. Elle doit prendre en compte les exigences juridiques et est souvent confrontée à des contraintes économiques et à des pratiques opérationnelles nécessitant une certaine expertise.

En ce qui concerne les archives publiques, elles sont soumises à un régime juridique spécifique. Plus particulièrement, les modalités de l’externalisation de la conservation des archives publiques sont strictement encadrées par le code du patrimoine et d’autres textes épars qui peuvent trouver à s’appliquer.

Dans sa nouvelle note du 4 avril 2022, le SIAF apporte certains éclairages au regard des modifications du cadre juridique applicable et de l’évolution de la norme Z.42-013 relative à l’archivage électronique. Les trois modes d’externalisation visés par le Code du patrimoine sont ainsi décrits, à savoir :  la mutualisation entre acteurs publics, le dépôt auprès d’un service public d’archives spécifique pour les collectivités territoriales et leurs groupements, et le recours à un tiers archiveur agréé.

LE VASTE ENSEMBLE DES ARCHIVES PUBLIQUES

En application des articles L.211-1 et L.211-4 du Code du patrimoine, les archives publiques comprennent les documents (et les données), quels que soient leur forme et leur support, produits ou reçus dans le cadre des activités des personnes morales de droit public (dont l’Etat, les communes, les départements, les régions, les établissements publics, …), mais également des personnes de droit privé lorsque les documents procèdent de la gestion d’un service public ou d’une mission de service public (ce qui s’avère parfois compliqué à déterminer). Entrent aussi dans la définition des archives publiques, "Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité".

Les archives publiques constituent dès lors un ensemble hétéroclite, dans lequel la présence de données personnelles doit également être prise en compte (article L.212-3 du Code du patrimoine). Quant au régime juridique des données personnelles de santé rappelé par le SIAF, sa spécificité devra faire l’objet d’une application particulière et dérogatoire aux dispositions analysées.

TRI ET STATUT DES ARCHIVES DANS LE TEMPS

Un tri doit être opéré entre les documents et données qui doivent être conservés à l’expiration de leur période d’utilisation courante et ceux qui doivent être éliminés (article L.212-2 du Code du patrimoine). Ainsi, trois statuts d’archives existent selon l’utilité ou l’intérêt qu’elles recouvrent : les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives (articles R.212-11 et R.212-12 du Code du patrimoine). Le statut est important dans la mesure où il impacte le régime juridique applicable à l’externalisation de la conservation de l’archive concernée.

LA DÉFINITION BIPOLAIRE DE L’EXTERNALISATION DE LA CONSERVATION DES ARCHIVES

En s’appuyant sur la norme Z 42-013, le SIAF précise que l’externalisation de la conservation des archives est un processus qui s’articule sur deux prestations : d’une part, l’hébergement et, d’autre part, la définition et la mise en œuvre des procédures archivistiques. Externaliser la conservation de ses archives revient donc à confier ces deux prestations (hébergement et administration fonctionnelle) à un tiers (ou deux tiers distincts).

La Note prend soin de préciser que l’hébergement est "le stockage physique des archives mais également le maintien en condition opérationnelle des infrastructures d’une part et des outils logiciels d’autre part".

Quant à la définition et la mise en œuvre des procédures archivistiques, il s’agit notamment de la définition, de la maîtrise et de l’exécution des procédures d’entrée des archives, d’identification, de description, de classement, de consultation, de sortie, d’élimination, de migration de support, …. "sans oublier les aspects de management de la qualité et de définition de stratégies et politiques d’archivage". Ainsi, le service de conservation comprend la maitrise des procédures archivistiques et le compte rendu direct "de tout événement survenu lors de leur déroulement".

Cette définition bipolaire a des conséquences directes sur les deux catégories de prestataires concernés ; étant noté que le recours à un tiers archiveur est exclu pour les archives définitives.

LES CONSÉQUENCES POUR LES HÉBERGEURS 

Dans le cadre de l’externalisation de la conservation des archives publiques, il n’est pas obligatoire que le prestataire assurant la partie "hébergement" des données et documents (ou stockage pour les archives physiques) dispose d’un agrément (exception faite des données à caractère personnel de santé régies par l’article 1111-8 du Code de la santé publique).

Néanmoins, le SIAF invite les acheteurs publics à se référer aux normes constituant l’état de l’art en matière d’hébergement et de sécurité des systèmes d’information dans leur choix d’un hébergeur et à prendre en compte la doctrine de l’Etat en matière de cloud souverain. Certaines précautions et bonnes pratiques sont ainsi recommandées.

LES CONDITIONS DU RECOURS À UN TIERS ARCHIVEUR

L’article L.212-4 du Code du patrimoine impose que le tiers archiveur qui assure l’administration fonctionnelle et la mise en œuvre des procédures archivistiques soit agréé. Les modalités de délivrance de cet agrément et les conditions à remplir par le prestataire sont notamment définies aux articles R.212-23 à R.212-31 du Code du patrimoine.

De plus, un contrat écrit avec certaines clauses obligatoires (articles R.212-21 et R.212-22 du Code du patrimoine) et la déclaration préalable de l’externalisation et copie du contrat à l’administration des archives (articles L.212-4, R.212-19 et R.212-20 du Code du patrimoine) sont des formalités à respecter. Le tiers archiveur doit également permettre et prévoir le contrôle scientifique et technique reconnu à l’administration des archives.

La Note du SIAF du 4 avril 2022 a le mérite de clarifier certaines notions en matière d’externalisation de la conservation des archives publiques par le recours à un tiers archiveur. Pour autant, tout n’est pas réglé. Enfin, pour les prestataires, ce régime juridique devra être jaugé au regard du nouveau service de confiance d’archivage électronique bientôt reconnu au niveau européen. En espérant que les personnes détentrices d’archives publiques comme les professionnels en la matière réussiront à s’y retrouver tant juridiquement qu’économiquement …

 

Anne Cantero, of Counsel, docteur en droit
Éric A. Caprioli, avocat associé, docteur en droit
Caprioli & Associés, Société Membre du réseau JurisDéfi



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