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Suez, L'Occitane, Dalkia... pourquoi ils sont passés à une messagerie en ligne

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Cas d'école Dans une entreprise, une messagerie en ligne apporte les avantages du cloud dans les fonctions de communication et de collaboration. Une immersion dans trois entreprises qui ont fait le pas permet d'en faire ressortir les quatre principaux intérêts.

Suez, L'Occitane, Dalkia... pourquoi ils sont passés à une messagerie en ligne
Dalkia a fait migrer ses 12950 collaborateurs, qu’ils soient nomades ou dans les bureaux, vers la suite logicielle Google apps for work.

La messagerie électronique reste un outil important de communication et de collaboration en entreprise. Le passage à une solution en ligne s’inscrit dans une ­stratégie globale de transformation digitale. Il constitue ­souvent le premier pas vers le cloud public, avec les avantages et les risques que cela implique. À chaque entreprise ses raisons de sauter le pas.

 

1/ Unifier les communications internes

Pour se transformer en un groupe intégré, Suez Environnement a décidé d’unifier sa messagerie électronique en optant pour le service Office 365 de Microsoft. "Nous sommes un groupe éclaté en plusieurs centaines d’entités historiques, rappelle Hans Schenck, le directeur informatique. Pour ­aborder le marché industriel de l’eau et du traitement des déchets, nous avons besoin d’intégration. L’unification de notre messagerie s’inscrit dans ce plan stratégique de ­transformation." Le groupe, qui compte 80 000 personnes dans le monde, dont un tiers en France, utilisait auparavant plus de 100 systèmes différents de messagerie classique, dont Lotus Note d’IBM et Exchange de Microsoft. Une hétérogénéité effacée par le ­déploiement d’Office 365 sur 65 000 postes durant l’année 2014.

 

Même évolution chez l’équipementier automobile monégasque Mecaplast. Les difficultés de communication entre ses 2 500 collaborateurs disposant d’une messagerie électronique ne sont plus qu’un vieux souvenir. Tous utilisent aujourd’hui la même solution pour communiquer, pour partager des documents et pour collaborer plus efficacement. Il s’agit de Google apps for work, la ­solution bureautique en ligne de Google. Auparavant, ­Mecaplast, qui emploie 6 000 personnes dans dix-huit pays, ­disposait de six ­systèmes de messagerie différents. "Un ­handicap pour la collaboration interne, affirme Damien ­Bioteau, le directeur des systèmes ­d’information, qui a depuis quitté l’entreprise. Elle est liée à l’historique du groupe et aux acquisitions menées entre 2002 et 2003. Dans des pays comme l’Inde ou le Brésil, des ­messageries web de marques inconnues sont utilisées pour des raisons de rapidité de déploiement et de coût."

 

2/ Connecter les collaborateurs nomades

Chez Dalkia, le passage à Google apps for work répond au besoin d’unifier les usages de communication entre l’univers de bureau et celui des mobiles. Le groupe mobilise 9 000 techniciens, dont 4 500 nomades, pour la maintenance des 84 600 installations énergétiques qu’il gère pour le compte de ses clients. À travers un smartphone ordinaire sous Android, les techniciens nomades accèdent aux mêmes applications de Google apps for work que leurs ­collègues au bureau.

 

"C’est un ensemble d’outils simples et modernes, accessibles à tous les employés, qu’ils soient au bureau ou à l’extérieur, et qu’ils passent par un PC fixe, un PC portable ou un smartphone", précise Damien Bonte, le directeur ­informatique. Ce n’était pas le cas auparavant. Dalkia, qui compte 12 950 collaborateurs en Europe, en Chine et en Amérique du Nord, avait choisi Office, la solution bureautique classique de Microsoft, pour les employés de bureau. Les techniciens nomades étaient, eux, équipés de terminaux mobiles durcis, jugés trop onéreux et peu ergonomiques. Seule une petite partie d’entre eux disposait d’une messagerie aux fonctions limitées. Suez Environnement visait le même objectif lors de sa migration sur Office 365. "Le passage à une messagerie en ligne constitue le moyen le plus abordable pour équiper nos 20 000 cols bleus", estime son directeur informatique.

 

3/ Faire plus que la messagerie

Le passage à une messagerie en ligne est aussi l’occasion de mettre en place d’autres outils de communication de nature à favoriser la collaboration et donc l’efficacité en ­entreprise. "Dalkia a lancé ce projet pour faire plus de choses qu’avant, insiste Damien Bonte. L’utilisation de Drive, le service de partage de documents en ligne de Google, favorise la collaboration et l’efficacité. Nous envisageons de mettre le système Chromebox pour la visioconférence et de développer un AppStore, un magasin d’applications en ligne spécifiques à nos métiers." Le déploiement a commencé par la messagerie Gmail, l’agenda Calendar et la messagerie instantanée Hangouts, avant de s’étendre au traitement de texte Docs, au tableur Sheets, au travail collaboratif Sites ainsi qu’au partage de fichiers en ligne Drive. "Toutes les applications Google apps for work sont aujourd’hui activées", confirme Romain Hervé, le directeur général associé de Cirruseo, l’intégrateur qui a accompagné Dalkia dans cette migration.

 

Chez Suez Environnement, l’objectif est aussi de susciter de nouveaux usages. Hans Schenck table sur les initiatives métiers et sur la viralité interne pour développer l’utilisation d’autres applications d’Office 365. "Nous voulons changer notre façon de travailler et améliorer notre performance ­opérationnelle, en favorisant le partage d’expérience, l’échange de bonnes pratiques et la collaboration entre différentes entités du groupe", martèle-t-il. Mecaplast a suivi le même cheminement. En plus de Gmail, l’équipementier automobile a activé presque toutes les autres applications de Google apps for work. Il s’est également équipé de Chromebox, le boîtier de visioconférence web de Google, transformant ainsi 33 salles dans le monde en lieux de réunion virtuelle pour un investissement de 30 000 euros seulement.

 

4/ Bénéficier de la souplesse du cloud

À L’Occitane, c’est la souplesse offerte par le cloud qui a été déterminante dans le passage à Office 365. La marque provençale de cosmétiques naturels dispose d’un réseau de 2 000 boutiques dans le monde. Elle fait face à des fluctuations importantes de personnel pour s’adapter à la saisonnalité des ventes. Avec une seule licence d’Office 365, le service informatique peut les gérer à distance, en activant et désactivant en ligne les comptes d’utilisateurs en fonction des mouvements du personnel. Pas besoin de prévoir l’installation de matériel ou de logiciels sur chaque site. Les gérants des magasins disposaient auparavant d’OpenOffice, une alternative open source de la solution bureautique traditionnelle Office de Microsoft. Ils ont migré vers Office 365 pour bénéficier des avantages du cloud en matière d’installation et de maintenance. Autre moteur clé de cette migration : le coût jugé dix fois moindre par utilisateur que celui de la solution Office traditionnelle. 

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