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Une révolution dans les Ressources Humaines : la digitalisation des documents

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Bulletin de paie, contrat de travail... Cette semaine, l'avocat Pascal Agosti du cabinet Caprioli & Associés, fait le point sur la digitalisation des documents RH, et ce que dit la loi.

Une révolution dans les Ressources Humaines : la digitalisation des documents
Une révolution dans les Ressources Humaines : la digitalisation des documents © Fotolia


Le recours aux technologies de l’information et de la communication (TIC) dans le domaine des Ressources Humaines ne se limite pas à la surveillance des échanges de courriers électroniques professionnels ou privés, à l’élaboration d’un document ô combien salutaire et structurant au sein de l’entreprise : la charte des ressources informatiques, ou encore à l’utilisation de données à caractère personnel dans le cadre de la géolocalisation en droit du travail. Non, désormais la DRH intègre l’informatique et le digital dans ses relations avec les salariés.


La tête de gondole : le bulletin de paie

Le bulletin de paie peut désormais être remis sous forme électronique sans l’accord initial du salarié. En effet, l’article L. 3243-2 du code du travail prévoit : "Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l'article L. 5151-6. Un décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données.
"

Le salarié peut toujours s’opposer à la remise des bulletins de paie par voie électronique, mais il doit faire un acte positif d’opposition (et non d’acceptation) puisque par défaut, il sera considéré comme ayant accepté la digitalisation. Les Instances Représentatives du Personnel devront être consultées en fonction des dispositions légales applicables.

De plus, le Décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité précise certains points concernant :

  • la mise en œuvre de la remise du bulletin de paie sous forme électronique au sein de l’entreprise (art. D.3243-7 al. 1 du Code du travail),
  • les conditions entourant l’opposition à la voie électronique (art. D. 3243-7 al. 2 du Code du travail),
  • les modalités de disponibilité des bulletins (art. D. 3243-8 al. 1 du Code du travail) soit pendant une durée de cinquante ans, soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5, augmenté de six ans ;
  • les modalités de récupération des bulletins en cas de cessation d’activité du prestataire en charge de la conservation des bulletins ou en cas de demande du salarié (art. D. 3243-8 al.2 et 3 du Code du travail)
     

L’art. R. 3243-9 du Code du travail met en exergue l’importance du compte personnel d’activité : "Le service en ligne associé au compte personnel d'activité, mentionné au 2° du II de l'article L. 5151-6, permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique.
L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne
"

La digitalisation des contrats de travail reconnue par la jurisprudence

L’exemple du Bulletin de paie n’est pas isolé. Le contrat de travail peut lui-même être digitalisé comme en témoigne une décision de la Cour d’appel de Nancy du 24 novembre 2017 qui traitait d’une affaire de demande de requalification de la relation de travail en contrat de travail à durée indéterminée par une employée. L’un des arguments soulevés était d’indiquer qu’un contrat conclu à distance n’était pas signé par l’employeur mais qu’il "comportait uniquement le cachet de l’entreprise". Ce dernier avait expliqué procéder à la conclusion de ses contrats par signature électronique depuis 2012. En s’appuyant sur les dispositions relatives à l’écrit électronique, l'analyse des différents contrats de travail versés aux débats a bien laissé apparaître un changement de signature mais sans qu’aucune irrégularité de signature des contrats de travail ne peut être reprochée à l’employeur.

Le cadre juridique préexistant en matière d’écrit et de signature électroniques s’applique également en matière de contrats de travail, qu’il s’agisse de CDI, de CDD et notamment de contrats de travail temporaire. De plus, la démarche peut dépasser le seul cadre national pour s’étendre à l’Europe

Une démarche également valable pour d’autres documents RH

Sous la réserve de s’assurer de la conformité des procédures internes (notamment vis-à-vis vode la protection des données à caractère personnel : privacy by design), le périmètre de la digitalisation des documents RH peut également être étendu à la demande de congés, au relevé d’heures supplémentaires, à la demande de remboursement de frais… Tout est virtuellement digitalisable.

La mise en place d’un Espace salarié – accessible via un PC ou un smartphone – où ce dernier pourrait gérer ses différentes procédures constituerait une révolution – soyons en sûrs – dans le domaine des RH.

Pascal AGOSTI, Avocat associé, Docteur en droit, Société d’avocats, membre du réseau JurisDéfi.
 

Les avis d'experts sont écrits sous l'entière responsabilité de leur auteur et n'engagent en rien la rédaction de L'Usine Digitale.
 

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