Valoriser le potentiel de la signature électronique dans votre organisation

La crise sanitaire a accéléré la transformation numérique des entreprises et encouragé l’adoption de la signature et du cachet électronique. Quelques mois après le début de la pandémie, il est temps de voir comment optimiser ces outils et ainsi contribuer davantage au développement de l’organisation.

 

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Valoriser le potentiel de la signature électronique dans votre organisation

La signature et le cachet électronique séduisent par leur simplicité et leur rapidité d’usage. Ils raccourcissent le délai pour faire signer des contrats multi-parties et donnent l’opportunité de supprimer (ou réduire) l’usage du papier. Bénéficiant déjà d’un cadre légal bien défini au niveau européen (Règlement eIDAS) et national, ils permettent aux utilisateurs de signer des documents électroniques avec une valeur légale reconnue dans tous les Etats membres de l’Union européenne.

Au début de l’année, de nombreuses entreprises ont trouvé dans la signature et le cachet électronique des solutions pour assurer la continuité de leurs activités à distance. « Or, la signature électronique n’est pas uniquement une solution de dépannage en temps de crise. Elle est un outil puissant dans la transformation digitale d’une organisation », souligne Astrid Clausse, directrice commerciale chez LuxTrust France.

EXPLOITER LE POTENTIEL DE LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
Si elle est effectuée au travers d’une solution performante capable de gérer des workflows, la signature électronique devient un outil très flexible. Elle permet de gérer une variété des processus tant internes qu’externes. « La force de la signature électronique se trouve dans sa capacité à évoluer. Afin d’optimiser l’implémentation d’une telle solution, il est important de l’intégrer dans la majorité de vos processus », ajoute Astrid.
Par exemple, la signature électronique peut être utilisée en interne pour signer des rapports, des procès-verbaux ou des délibérations de conseils d’administration. Elle sert aussi à signer certains emails, contrats de travail ou évaluations annuelles des employés. Elle peut être utilisée dans un contexte commercial pour signer des contrats, locations et ventes, polices d’assurance, etc.
La signature électronique doit pouvoir refléter la diversité des niveaux d’engagement que souhaite l’entreprise en fonction de ses usages et de ses besoins.
SIGNER LES BONS DOCUMENTS AVEC LA BONNE SIGNATURE
Selon le Règlement eIDAS, il y a plusieurs niveaux de signature (simple, avancé et qualifié), chacun ayant ses propres caractéristiques et points forts. La signature électronique a une dimension légale. Choisir le bon niveau de signature, afin d’être conforme aux normes de son secteur et d’être protégé en cas de litige, est un véritable enjeu pour la société.
Pour rendre l’intégration de la signature électronique pertinente pour tous les départements d’une organisation, le prestataire choisi doit être capable de fournir la variété de niveaux de signature requis.
UTILISER TOUTE LA VARIÉTÉ DE FORMATS DE SIGNATURE
Si la plupart des documents à signer sont sous format PDF, la signature et le cachet électronique donnent la possibilité de signer tout type de données numériques : transactions SEPA, images PNG ou JPEG, fichiers multimédias, données binaires (telles que les fichiers .exe). Pour en bénéficier, la solution de signature choisie doit donc proposer le format XAdES (XML Advanced Electronic Signatures).
CONNECTER LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE AU RESTE DE VOTRE INFRASTRUCTURE
Enfin, la réussite de l’implémentation de la signature électronique au sein d’une entreprise dépend de sa capacité à échanger avec l’infrastructure existante sans remettre en cause les choix IT précédents. « L’idéal est de ne pas utiliser la solution de signature électronique comme une solution à part, mais de la combiner à d’autres applications ou logiciels internes. Elle devient alors l’un de vos outils internes auquel il est possible de faire appel quelle que soit la procédure en cours. Cela accélèrera les processus de façon exponentielle tout en vous offrant un niveau de contrôle et de gouvernance plus élevé », conclut Astrid.

Pour en savoir plus sur les niveaux de signature eIDAS et les formats de signature électronique (XAdES, PAdES ou CAdES), vous pouvez télécharger gratuitement notre livre blanc sur la signature électronique ici.

Contenu proposé par LUXTRUST

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