Comment se préparer à la facture électronique obligatoire en 2024 ?
Actuellement, seules les entreprises émettant des factures à destination du secteur public sont concernées par l'obligation de les transmettre par voie électronique. Cependant, à compter du 1er juillet 2024, ce sont toutes les entreprises qui devront accepter les factures électroniques. En revanche, l'obligation d'émettre des factures électroniques se fera progressivement entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026. Il s'agit de bien comprendre que la facture électronique n'est pas une simple facture dématérialisée. Qu'entend-on par facture électronique ? Quand devez-vous être prêt ? Comment vous préparer ?
Qu'est-ce que la facture électronique ?
La différence avec la facture électronique actuelle
La facture électronique au sens où on l'emploie aujourd'hui, à savoir une facture dématérialisée, ne sera plus conforme. Actuellement, vous pouvez éditer vos factures sous la forme de factures papier puis scannées, de PDF, ou encore de factures générées par un logiciel de facturation, à l'instar d'un logiciel de paie, que vous transmettez ensuite au destinataire. À compter de l'entrée en vigueur de la facture électronique, les factures émises entre entreprises devront respecter de nouvelles règles obligatoirement :
- Respecter une forme électronique normée,
- Comporter certaines nouvelles mentions obligatoires sous un format spécifique (numéro SIREN, mention du fait que les opérations sont soit exclusivement des livraisons de biens ou de prestations de services, soit constituées de ces deux catégories d'opérations, etc.),
- Être transmises par l'intermédiaire d'une plateforme dédiée et non plus directement du fournisseur au client.
Nouveauté : une plateforme dédiée entre fournisseur et client
Vous devrez saisir votre facture sur une plateforme dédiée qui la transmettra à votre client. Chaque entreprise devra choisir la plateforme de son choix parmi deux possibilités :
- Le portail public de facturation Chorus Pro qui est actuellement utilisé par les entreprises contractant avec l'État ou les collectivités locales,
- Une Plateforme de Dématérialisation Privée (PDP) partenaire immatriculée par l'administration fiscale.
Vous utilisez un logiciel comptable et vous désirez savoir si vous pourrez continuer de l'utiliser ? Vous n'aurez cette information que lorsque la liste des plateformes partenaires sera disponible sur le site impots.gouv.fr. Les plateformes de dématérialisation privées partenaires devraient être connues courant septembre 2023. Dès la liste connue, il vous faudra faire votre choix ! Cette mesure va introduire de nécessaires changements dans l'organisation des entreprises puisque celles-ci ne seront plus autorisées à transmettre directement leurs factures à leurs clients professionnels. Les factures devront obligatoirement transiter par une plateforme dédiée, comme pour réaliser une fiche de paie en ligne. Il vous faudra, encore plus qu'aujourd'hui, être particulièrement attentif au contenu de vos factures, sur le fond comme sur la forme.
Les avantages de la facture électronique
Cette mesure introduite par la Loi de finances rectificative pour 2022 poursuit plusieurs objectifs :
- Des économies pour les entreprises : une économie financière de 50% à 75% par rapport à un traitement papier et une réduction du coût de traitement d'environ 30%,
- Une diminution des litiges potentiels puisque tout sera tracé et officiel,
- Une diminution des délais de paiement à prévoir,
- Le pré-remplissage des déclarations de TVA avec les informations recueillies directement dans les factures émises : sur le modèle du prélèvement à la source, il n'y aura plus qu'à vérifier et corriger les déclarations de TVA,
- Lutter contre la fraude fiscale, notamment à la TVA et diminuer l'écart de TVA au moyen de recoupements automatisés.
- Connaître en temps réel l'activité des entreprises pour parvenir à un pilotage plus fin des politiques économiques.
Facture électronique obligatoire : une application progressive
Le calendrier de la facture électronique
Tandis que l'obligation de réceptionner les factures électroniques s'appliquera à toutes les entreprises dès le 1er juillet 2024, l'émission obligatoire de factures électroniques va s'opérer selon un calendrier prenant en compte la taille de l'entreprise :
- 1er juillet 2024 : les grandes entreprises
- 1er janvier 2025 : pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
- 1er janvier 2026 : pour les petites et moyennes entreprises (TPE/PME) et les microentreprises.
Cas des micro-entrepreneurs
Cette fois-ci, ils ne font pas exception ! La facture électronique s'impose à toutes les entreprises redevables de la TVA. Or, même si un entrepreneur bénéficie d'une franchise de TVA, il reste assujetti à la TVA et est donc soumis à la facturation électronique, en réception et en émission. Ainsi, même les micro-entrepreneurs qui bénéficient de la franchise en base de TVA auront l'obligation de recevoir et d'émettre des factures électroniques. Cette mesure permettra de mieux contrôler les dépassements de seuils (CA et TVA). Exit les factures sous Word ou Excel encore acceptées pour les seuls micro-entrepreneurs actuellement !
Exceptions à la facture électronique
- Les associations à but non lucratif non soumises à la TVA ne sont pas concernées par l'obligation d'émettre ni même de recevoir des factures électroniques.
- Les transactions internationales ou intracommunautaires ;
- Les factures à destination de clients particuliers (BtoC) ;
- Les opérations concernant certains secteurs d'activité : santé, l'enseignement et la formation, les opérations immobilières, les opérations bancaires et financières ainsi que les opérations d'assurance et de réassurance.
Que faire si vous êtes dans plusieurs situations ? Par exemple, si vous facturez à la fois des clients professionnels et particuliers : vos factures B2B devront être électroniques, en revanche vous pourrez continuer à émettre les factures habituelles à destination des clients B2C.
Attention : pour les cas où la facture électronique n'est pas obligatoire, vous aurez tout de même une obligation d’E.-reporting. Vous devrez transmettre certaines données à l'administration fiscale.
Sanctions en cas de non-respect
En cas de non-respect des obligations de transmission des données de facturation :
- Une entreprise s'expose à une amende de 15 € par facture qui ne serait pas émise sous format électronique dans la limite de 15 000 € par année civile.
- Une plateforme de dématérialisation s'expose à une amende de 15 € par facture et 750 € par transmission dans la limite de 45 000 € par année civile.
Facture électronique : s'y préparer au sein de votre entreprise
Informer tous les services
Il est nécessaire de répertorier les flux actuels de factures et les processus de facturation pour être certains de faire le nécessaire pour le jour J.
Chaque service recevant et émettant des factures doit être informé de cette nouvelle réglementation, notamment si un changement de logiciel de facturation devait être envisagé. Les services participant à la facturation (direction générale, direction financière et comptable, DSI) doivent être identifiés afin de leur permettre d'accompagner le changement.
Choisir votre plateforme intermédiaire pour la réception de facture
Les grandes entreprises devront émettre des factures électroniques dès le 1er juillet 2024. Cela va par exemple concerner les opérateurs télécoms, les fournisseurs d'énergie, de matériel, etc. De ce fait :
- À compter du 1er juillet 2024 : toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Ainsi, vous devrez avoir fait le choix d'une plateforme pour la réception des factures électroniques de vos fournisseurs avant même d'être obligés d'émettre des factures électroniques.
- Au plus tard le 1er janvier 2026 : toutes les entreprises devront être en capacité d'émettre des factures électroniques à destination des fournisseurs professionnels, s'ils sont établis en France.
- Émission comme transmission se fera par l'intermédiaire d'une plateforme au choix :
- Une plateforme de dématérialisation partenaire immatriculée par l'administration fiscale (PDP) parmi la liste qui sera établie courant septembre 2023,
- Ou le portail public de facturation Chorus Pro.
La plateforme choisie pour émettre les factures peut être la même que celle pour la réception, mais ce n'est pas obligatoire. Si vous avez un logiciel de facturation, sachez que les éditeurs de logiciel développent actuellement les mises à jour destinées à répondre aux nouvelles obligations. Attention toutefois, tous les logiciels de facturation ne pourront pas transmettre des factures entre entreprises. Pour cela, ils devront être partenaires de l'administration, c'est-à-dire être immatriculés par l'administration fiscale. Ceux qui auront cette immatriculation seront désignés par le terme « plateforme de dématérialisation partenaire » (PDP). Il vous appartient de vérifier si votre logiciel de facturation fait ou non partie de la liste. Si vous n'avez pas de logiciel ou que celui-ci n'est finalement pas partenaire de l'administration, vous devrez choisir une solution conforme. La facture sera alors émise électroniquement et transmise à la plateforme de votre client. Celle-ci se chargera de transmettre les informations au portail public de facturation (Chorus) qui les transmettra à son tour à l'administration fiscale.
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Émission de la facture ? Plateforme de votre client ? Portail public de facturation Chorus ? Administration fiscale |
Votre plateforme et celle de votre client n'ont pas besoin d'être les mêmes.
Information de l'administration
Les entreprises n'auront pas à déclarer à l'administration la plateforme qu'elles auront choisie. En revanche, l'administration en sera informée puisqu'un annuaire central sera mis en place afin de répertorier toutes les entreprises françaises et d'identifier la plateforme de dématérialisation choisie par chacune de ces entreprises. Cette information devra être fournie par la plateforme intermédiaire elle-même ou via Chorus Pro si vous choisissez
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