La dématérialisation du bulletin de paie pour moderniser la relation avec le salarié
Avec la digitalisation, les DRH doivent considérer le salarié comme un client interne. Un client exigeant quant aux services RH fournis, ces derniers se devant d’être cohérents avec des usages de plus en plus numériques et mobiles.
Les Français utilisent de plus en plus les outils et services numériques au quotidien, y compris dans leur cadre professionnel. Les directions des ressources humaines (DRH) sont invitées à appréhender le phénomène comme une opportunité pour enrichir leurs relations avec les collaborateurs.
Encore leur faut-il pour cela être au clair sur les objectifs poursuivis et sur les solutions mises en avant eu égard aux besoins de ces mêmes collaborateurs.
Le DRH n’est pas un spécialiste digital. Face aux pléthores de solutions disponibles sur le marché accompagnant la transformation digitale de l’entreprise, le choix de telle ou telle solution peut s’avérer ardu. Une préconisation est de l’inscrire dans le projet stratégique RH.
Il s’agit alors d’engager la transformation numérique avec un sujet stabilisé juridiquement, viable économiquement et intéressant pour le salarié. À ce titre, la dématérialisation du bulletin de paie dans un coffre-fort numérique s’y prête tout à fait.
Le bulletin de paie numérique est un original numérique et non papier mais avec la même valeur que le papier. Il doit être archivé au moins 50 ans, soit sa durée légale de conservation, dans un espace sécurisé de stockage de fichiers numériques sensibles (le coffre-fort numérique). Il doit également être accessible gratuitement et librement par le salarié. En 2017, et avec l’évolution législative en cours, l’employeur peut l’imposer à tout salarié sauf refus expressément exprimé par celui-ci. Ce même employeur communiquera à ses salariés la démarche d’ouverture de leur coffre personnalisé.
La Poste propose aux entreprises d’être leur partenaire de confiance :
- en hébergeant ces données RH en France dans des conditions de confidentialité et sécurité optimales ;
- en distribuant ce document si « sensible » à chacun des collaborateurs dans leur coffre-fort personnel.
Digiposte, le coffre-fort numérique de La Poste, leader sur son marché, est un coffre universel et personnel du salarié offrant des services innovants et intelligents en termes d’archivage documentaire, de simplification des démarches de gestion et administratives.
C’est une solution valorisante tant pour le collaborateur que pour l’entreprise.
Il permet au collaborateur de disposer d’un coffre numérique personnel (donc indépendant de sa relation à l’entreprise), doté de fonctionnalités d’assistant personnel qui lui simplifient la vie. Le collaborateur pourra ainsi réceptionner et stocker, certes ses bulletins de paie, mais aussi tous ses documents personnels (factures et copie de diplômes, d’actes notariés…), les partager avec sa famille ou des tiers ou encore engager des démarches administratives. Cet espace accessible en mobilité rend aussi des services « intelligents » comme des alertes relatives à une échéance de renouvellement d’un passeport par exemple.
Avec Digiposte, la DRH, quant à elle, optimise ses process internes d’éditique et de distribution documentaire. Elle enrichit l’expérience du salarié et répond à une attente du « citoyen salarié » qui est de disposer à vie et en mobilité totale d’un espace sécurisé abritant tous ses documents. Elle profite ainsi également d’un nouveau canal de communication.
Accompagnée par un acteur fiable et pérenne, l’entreprise devient ainsi un acteur de la simplification de la vie du salarié.
Pour enrichir cette expérience vis-à-vis du salarié, La Poste a aussi créé l’application mobile Digiposte+.
Digiposte+ est une application intelligente qui aide à mieux gérer les courriers et les démarches quotidiennes.
En plus de récupérer et de classer tous les documents de la vie quotidienne, l’abonné disposera d’un fil d’actualités lui permettant de suivre ses démarches, d’être alerté sur une expiration de garantie de ses appareils ou de retrouver son dernier justificatif de domicile…
Avec la dématérialisation des bulletins de paie, les DRH ne subissent pas la transformation numérique mais en sont à l’initiative, retrouvant en cela aussi une place stratégique au Board des entreprises. Elles en tirent parti en termes d’optimisation des process et de marketing RH. Tout comme le CRM (Customer Relationship Management) créait une intimité avec le client, l’ERM (Employee Relationship Management) le fait avec le salarié. Les outils à disposition aujourd’hui sur le marché le permettent. Mais attention à rester vigilant à ce que l’utilisation de ces outils reste un moyen et ne devienne pas une fin en soi, au risque d’une perte de sens. Le garde-fou à cela reste la mise en place d’un projet stratégique RH qui formalise les attendus métiers eu égard à la transformation numérique en cours.
Ce contenu vous est proposé par Nadia Petitjean, Responsable Accompagnement du Changement, Digiposte LA POSTE
Société anonyme à capitaux 100 % publics, Le Groupe La Poste est organisé en cinq branches : Services-Courrier-Colis, La Banque Postale, Réseau La Poste, GeoPost, Numérique. Chaque jour, les 17 000 points de contact de La Poste, 1er réseau commercial de proximité en France, accueillent 1,6 million de clients. La Poste distribue 22,9 milliards d’objets par an dans le monde (lettres, imprimés publicitaires et colis), six jours par semaine. En 2015, le Groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 23,045 milliards d’euros, dont 20,8 % à l’international et emploie près de 260 000 collaborateurs. Plus proche, plus connectée, La Poste accélère sa transformation numérique en proposant une gamme de services numériques autour de son rôle d’opérateur universel des échanges.
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