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Le 100% télétravail en période de crise, une organisation qui nécessite des process

Tribune Depuis le début de la semaine, la majorité des entreprises ont entrepris un virage : celui du 100% télétravail. Un véritable défi qui va au-delà des simples jours ponctuels de travail à distance dû aux grèves. C’est ainsi qu’un confinement de plusieurs semaines va nécessiter un réel travail d’organisation et d’adaptation. Fondateur et CEO de Platform.sh, une société internationale qui a fait du télétravail son mode usuel d'organisation du travail, Frédéric Plais nous livre son mode d'emploi.
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Le 100% télétravail en période de crise, une organisation qui nécessite des process
Le 100% télétravail en période de crise, une organisation qui nécessite des process © Platform.sh

Lorsque que Platform.sh est né en 2014, nous nous sommes vus comme une entreprise où les frontières d’un bureau ont directement été occultées. Pour répondre à cette exigence et pouvoir gérer une équipe internationale grandissant quotidiennement, nous avons consacré d’innombrables heures à affiner nos processus et méthodologies ainsi que nos méthodes de communication et nos outils. 

De la communication
Le 100% télétravail nécessite avant tout une capacité indispensable : la communication. Sans cet élément, il est impossible pour une entreprise de prendre des décisions et de s’organiser. La communication permet à tous d’être au même diapason et d’avancer de manière coordonnée.

Pour débuter, il est indispensable d’avoir un outil de communication viable et ayant fait ses preuves. En ouvrant un chat privé – Slack, Microsoft Teams, Mattermost, Matrix… – vous ouvrez l’opportunité d’une réelle communication avec vos équipes et beaucoup moins formelle que l’email ?

DE la méthode
La sur-communication est clé lorsque l’on travaille à distance et servira de baromètre à l’environnement de travail général. Les échanges informels, les questions à la volée au bureau… qui se font en temps normal doivent se retrouver au sein de ce "bureau virtuel". En revanche, la sur-communication par email est strictement improductive. Ainsi, pour que tout fonctionne simplement, il faut suivre quelques simples règles préexistantes :

  • Fournir un "mode d’emploi" avec des règles simples pour l’ensemble de l’équipe. Ne pas oublier que le chat doit être asynchrone : pas de "bonjour" et autres interjections. Si quelqu’un doit dire quelque chose, qu’il n’attende pas qu’il y ait quelqu’un de l’autre côté. Il ne faut pas systématiquement attendre de réponse immédiate. Et surtout, ne pas oublier d’être explicite sur ce que vous attendez lorsque vous posez une question sinon cela risque de disparaître au fil des discussions.
  • Créer des canaux de conversations. En dehors des canaux habituels – #marketing, #finance, #communication, etc. – créez un canal d’intégration pour les nouveaux employés, un canal pour les conversations anodines… Désormais, les contextes de socialisation normaux de vos employés ont changé. Il faut pouvoir maîtriser la communication tout en laissant libre cours à la création de canaux divers et variés.
  • Utiliser la notification de groupe de manière appropriée. Chaque discussion de groupe a un moyen d'avertir un grand nombre de personnes en même temps. C'est l'équivalent de "répondre à tous" dans les e-mails mais utilisez-le à dessein. Peu de conversations nécessitent de distraire l'attention de tous les utilisateurs de la chaîne. 


Des appels courts et une trace écrite
Ensuite, la vidéo a un fort pouvoir de communication lorsque l’on est à distance. Cependant, pour être efficace il faut fournir un ordre du jour avant chaque réunion et s’assurer que les notes sont bien prises par un rapporteur dédié. À distance, l’écrit est l’un des éléments clés de la réussite.

Pour garder en efficacité, il faut des calls courts pour chaque grand axe évitant ainsi de s’éparpiller : les prises de décision, la gestion des comptes, la gestion de crise… Le format court est donc synonyme d’efficacité. En cette période où parents et enfants se retrouvent confinés au même endroit, il est par conséquent nécessaire de s’adapter aux besoins actuels : favoriser le chat pour gagner en productivité et laisser la vidéo pour les échanges importants et sensibles.?

Par ailleurs, les documents récapitulatifs (ex : Google docs, PDF) sont d’excellents formats pour faire le point sur ce qui a été dit, ce qui est en attente et ce qui doit être fait. Ces documents favorisent la prise de décision et sont très faciles à partager et à montrer pour collaborer lors des échanges vidéo. Et c’est là où le chat pointe ses limites car dans le fil de discussion les éléments peuvent se perdre. C’est donc pour cela qui si vous avez l’habitude de transmettre des tâches oralement, préconisez des outils de tâches et notifications comme Jira ou Trello.

Penser aux personnes
De plus, comme évoqué précédemment, les pauses ou les échanges informels n’existent plus vraiment. Ainsi, l’écrit est la preuve nécessaire pour n’importe quelle entreprise. Une entreprise distribuée compte sur la mise à disposition d’informations, bien organisées et facilement accessibles. Il faut donc des dossiers de partage impeccablement organisés pour travailler de manière transparente. Outre les points d’équipe généraux, il ne faut pas oublier d’échanger de manière individuelle avec chacun des membres de son équipe. Cela permet de prendre la température mais aussi de favoriser les relations.

DE LA CONFIANCE
Enfin, la confiance est TOUT. Faites confiance à vos employés et ils démontreront leurs pleines capacités. La contribution des employés est la seule mesure qui compte. Sans confiance, tout le système s’effondre. Cette situation ne durera pas éternellement et, d’ici peu, les choses redeviendront normales.

Cette expérience va aussi permettre de renforcer la cohésion d’équipe. Voyez cela comme une expérience d'apprentissage. Tirez-en parti pour écrire et définir vos processus et vos playbooks plus en détail, améliorant ainsi la productivité de tout le monde.? In fine, l'intégration de nouveaux employés (ou processus) sera d’autant plus facile. Cette difficile situation de crise au niveau international pourrait bien être l'occasion d'un changement positif dans nos organisations. Le 100% remote a de nombreux avantages : il est résilient, davantage eco-friendly, et favorable à la diversité.

Frédéric Plais, CEO et cofondateur de Platform.sh


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